SOLUCIÓN

DOCMA es una solución web de gestión documental que permite el acceso a los documentos de la organización en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilita la organización acorde con la estructura documental y provee búsquedas rápidas y precisas.

DOCMA reduce tiempo y esfuerzo en tareas de clasificación, búsqueda y consulta tanto de los documentos recibidos por correspondencia como de aquellos que se generan en los procesos diarios, convirtiendo el archivo documental en una base de conocimientos que agrega valor a los procesos de la organización, aumenta la productividad y reduce costos.

CARACTERÍSTICAS DE LA SOLUCIÓN

DOCMA soporta de manera integral el ciclo documental que incluye la recepción, distribución, trámite, organización, consulta, almacenamiento y disposición final tanto de los documentos que ingresan a la compañía como de los que se generan a través de los diferentes procesos internos.

DOCMA fue construido teniendo presente las características funcionales establecidas en el modelo de requisitos MOREQ, la norma ISO 15489 y la legislación establecida a través de la ley 594 de 2000 y el decreto 1080 de 2015 entre otras.

La herramienta está constituida un conjunto de componentes que se integran de manera cooperativa para soportar la gestión documental y archivística de la organización.

A continuación, se presenta de manera general las características funcionales de los diferentes componentes.

 Configuración

Permite definir la estructura documental o el modelo de organización que van a tener los documentos en la Compañía. Incluye funcionalidad para:

      Definir la estructura de cada una de las series documentales de la organización.

      Definir los tipos documentales que se manejan en la organización.

      Definir la estructura física que tiene la organización para la ubicación de los documentos físicos.

      Definir los usuarios del sistema de acuerdo con los perfiles de autorización establecidos.

      Definir las áreas organizacionales responsables de los documentos.

      Definir los diferentes niveles de autorización a las series documentales.

      Definir las características de retención de cada serie documental. 

Organización, producción y trámite

Permite el ingreso, clasificación, consulta y demás operaciones asociadas con la gestión documental en la organización. Incluye funcionalidad para:

      Crear expedientes electrónicos acorde con la estructura documental definida.

      Ingresar los documentos digitales y sus metadatos.

      Cargar imágenes o documentos digitales de manera individual o masiva.

      Indexar documentos de manera individual o masiva.

      Almacenar los documentos digitales en formato PDF/A.

      Ubicar de manera automática cada documento ingresado en el expediente apropiado.

      Consultar los documentos de acuerdo con los niveles de autorización establecidos.

      Manejar el proceso de préstamo de documentos.

      Producir documentos con base en plantillas predefinidas.

      Manejar firma electrónica y estampado cronológico

      Generar el inventario documental

      Generar los instrumentos archivísticos que incluyen CCD, TRD, Inventario de archivo y TVD.  

Transferencias y disposición

Permite el paso de los documentos entre las diferentes fases de archivo. Incluye funcionalidad para:

      Controlar el ciclo de vida de los documentos en el archivo y controlar su disposición final

      Controlar los tiempos en cada ciclo acorde con lo establecido en la TRD

      Manejar el proceso de transferencias.

      Manejar el proceso de disposición final.

Correspondencia

Este componente maneja el proceso de correspondencia de la organización. Incluye funcionalidad para:

      Controlar el ingreso de documentos a través de la correspondencia externa.

      Radicar los documentos de entrada y salida.

      Identificar los documentos con código de barras.

      Indexar automáticamente los documentos.

      Controlar la entrega de correspondencia a los destinatarios dentro de la organización.

      Avisar vía email a cada funcionario de la llegada de correspondencia.

      Controlar los rechazos y la reasignación de la correspondencia.

      Archivar los documentos de la correspondencia usando la arquitectura documental establecida.

      Generar flujos específicos de documentos.

      Controlar la generación de respuestas a los documentos de entrada.

      Mantener la trazabilidad del documento al interior de la organización.

      Monitorear el estado de gestión de cada documento radicado.

      Registrar y controlar la entrega de los documentos de salida.

Consultas y búsquedas

Permite consultar los documentos y su información asociada. Incluye funcionalidad para:

      Consultar los documentos mediante el uso de diferentes filtros de búsqueda que incluyen tipo de documento, nombre, metadatos asociados y organización lógica del documento, palabras del documento.

      Consultar documentos de un expediente especifico.

      Visualizar documentos digitales mostrando información como: nombre del documento digital, formato del documento, versión, indicativo de firma digital, fecha de creación, usuario creador y metadatos asociados.

      Generar reportes incluyendo filtros dinámicos seleccionados por el usuario.

      Generar indicadores. 

Seguridad

Incluye un módulo de seguridad que permite la administración de los procesos de autenticación y autorización de usuarios. Incluye funcionalidad para:

      Manejar perfiles y grupos de usuarios

      Controlar la autorización de usuarios de cada área productora documental.

      Facilitar el acceso a los documentos solo a usuarios y roles autorizados.

      Manejar la autorización por series documentales

RESUMEN

La solución de gestión documental DOCMA facilita el logro de mayores niveles de productividad en la organización al promover la disminución de tiempos y costos por empleado en actividades de administración, archivo, búsqueda y manejo documental.

DOCMA a través de la tecnología facilita la creación de una cultura donde prevalen principios de organización, oportunidad, seguridad, respecto por el medio ambiente y uso racional de los recursos.

Adicionalmente, DOCMA contribuye a dar una atención más rápida y eficiente a clientes y/o ciudadanos, generando un entorno de orden al tiempo que aumenta los niveles de seguridad y confidencialidad de la información.

DOCMA sabe de sus documentos.