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TRAMITES DOCUMENTALES

Muchos de los documentos que llegan o se generan al interior de las organizaciones deben ser gestionados y en ese proceso intervienen varias personas de una o varias áreas tomando decisiones, agregando y/o registrando información, aprobando o iniciando otro proceso.

Por ejemplo, diseñar circuitos de aprobación de facturas pasando de un tramites documental basado en papel a un diseño digital, basado en documentos electrónicos aumenta la productividad notablemente.

DOCMA con base en la integración con una solución BPMS permite automatizar flujos de toma de decisiones y flujos documentales que mejoran significativamente la eficiencia en la organización derivado, entre otras, de las siguientes ventajas:

·      El documento es accesible a toda la organización en medio digital facilitando su flujo y revisión de manera simultánea por varios usuarios.

·      Facilita su archivo en expedientes electrónicos y la consulta de los mismos.

·      La documentación digital puede ser accesible vía web mediante dispositivos móviles, Smartphone, tabletas.

·      Permite acceder a los flujos de aprobación sin necesidad de estar en la oficina, facilita la aprobación y firma de manera remota; evitando que se paralice el trabajo de los demás y agilizando y optimizando la dinámica del funcionamiento corporativo.

·      Los documentos que inician y se generan durante las diferentes actividades del flujo documental se archivan en un repositorio documental que facilita su posterior consulta.

·       Facilita el reemplazo de las personas responsables cuando un empleado está ausente por algún motivo.

·       Aumenta el nivel de calidad al estandarizar las actividades y evitar interpretaciones individuales de los mismas.

·       Disminuye el tiempo de transición de la información y los documentos entre una actividad y otra.

·       Disminuye el riesgo de realizar actividades duplicadas o reprocesos.

·       Reduce esfuerzos para la coordinación de las actividades, herramientas y recursos, necesarios para gestionar un  documento.

·       Asegura la participación oportuna y colaborativa del personal involucrado o relacionado con la gestión de un documento.

·       Aumenta la integración entre áreas organizacionales y facilita el trabajo cooperativo.

·       Facilita la toma de decisiones y el mejoramiento continuo.

Solución iBPM

 

 

 

Beneficios de IBPM 

La automatización de procesos a través de la solución iBPM permite aumentar los niveles de productividad operacional, derivada de los siguientes beneficios:

Eficiencia

Mejora los índices de eficiencia de la organización, dado que:

   Aumenta el nivel de calidad al estandarizar los procesos y evitar interpretaciones individuales de los mismos.

  Disminuye el tiempo de transición entre la terminación de una tarea y el inicio de la siguiente al proveer de manera inmediata la información y los documentos para continuar la ejecución del proceso.

  Disminuye el volumen de desperdicio que ocurre cuando se realizan actividades que no agregan valor y cuando se realizan actividades duplicadas o reprocesos.

   Reduce esfuerzos para la coordinación de las actividades, herramientas y recursos, necesarios para logar el objetivo de los procesos.

   Asegura la participación oportuna y colaborativa del personal involucrado o relacionado con el proceso.

   Reduce los tiempos de automatización de los procesos de negocio.

Adaptabilidad

Aumenta los niveles de adaptabilidad ante necesidades de cambio o de automatización de nuevos procesos, puesto que:

   Reduce el tiempo de ajuste del sistema a cambios de ley y/u operativos -“Time to Market”.

   Facilita la integración y aprovechamiento de los sistemas actuales o “legacy”, en los diferentes procesos.

   Maneja una interfaz estándar que lo hace intuitivo y facilita el proceso de capacitación.

   Facilita la integración con terceros sean clientes, proveedores o aliados, donde cada uno hace parte de un procesos - B2B – “Business to Business”.

   Reduce el tiempo y esfuerzo en la implementación de nuevos procesos que soportan el diseño, producción y entrega de nuevos productos y/o servicios para los clientes

Eficacia

Mejora la eficacia en la operación diaria de los negocios, dado que:

   Estandariza los procesos evitando interpretaciones individuales.

   Provee indicadores de ejecución e información que facilita la toma de decisiones y el mejoramiento continuo a través de la optimización de los procesos.

   Aumenta la integración entre áreas organizacionales al facilitar el trabajo cooperativo.

   Provee trazabilidad sobre la ejecución de cada proceso y provee información para un monitoreo oportuno.

Implementación rápida.

Facilita la generación rápida de nuevas soluciones en la organización, puesto que:

   Es una solución BPM lo que hace que se puedan implementar procesos de negocio de manera natural.

   Permite la definición e implementación de los procesos en un lapso de tiempo corto basado en herramientas de usuario de alto nivel.

   Es una solución madura exitosamente implementada en el país.

   Se cuenta con una metodología de implementación conocida y probada

   No solamente es un controlador de flujos y/o integrador de aplicaciones existentes, sino que permite construir aplicaciones a integrarlas de manera rápida y confiable.

   Incluye una poderosa herramienta que facilita construir las aplicaciones o herramientas humanas que se integran con servicios web estándar ya existentes

   Es la solución BPM con mayor poder para crear herramientas humanas lo que reduce esfuerzos y costo de creación de aplicaciones

    La construcción de procesos usando IBPM no requiere de complejos conocimientos técnicos ni de un equipo especializado de técnicos.

 

 

Con el objetivo de que las empresas reduzcan costos visibles y costos ocultos que se generan producto de las siguientes situaciones relacionadas con el manejo documental:

  • El 90% de las tareas de las compañías giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos.
  • Casi el 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.
  • El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.
  • El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias
  • El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.
  • El 7.5% de los documentos se pierden
  • El 3% de los documentos están mal archivados

IBISCOM con base en la solución de software DOCMA ofrecer el servicio de gestión documental en la nube, dirigido especialmente a la pequeña y mediana industria.  DOCMA en la nube ofrece permite obtener los siguientes beneficios:

Uso de las mejores prácticas en el manejo documental.

  • Reducción de costos en tareas de búsqueda, organización y obtención de información
  • Reducción de costos en la administración de documentos
  • Aumento de eficiencia.
  • Aprovechamiento de la solución a corto plazo
  • Acceso de la información desde cualquier lugar y en cualquier momento
  • Acceso desde múltiples dispositivos celular, tableta, Portátil, PC.
  • Disponibilidad de la información 24 horas al día para respaldar la operación y la toma de decisiones en cualquier momento y de manera inmediata.
  • Seguridad plena de la información
  • Cumplimiento de las normas archivísticas establecidas.
  • Disminución de esfuerzo y costos en hardware, software, implementación, mantenimiento y soporte.
  • Integración con los sistemas actuales de la entidad
  • Alineación de la función archivística con las estrategias y objetivos definidos por la entidad.

El servicio ofrecido  de Gestión Documental en la nube, incluye:

Infraestructura tecnologica

  • Centro de cómputo
  • Hardware
  • Software operativo
  • Administración de la plataforma

Software aplicativo

  • Sistema de información de gestión documental - DOCMA
  • Mantenimiento del software
  • Nuevas versiones

Soporte a la operación

  • Monitoreo de la plataforma tecnológica
  • Servicio de afinación de software
  • Soporte vía web
  • Mesa de ayuda

Servicios de implementación

  • Instalación
  • Capacitación
  • Personalización y parametrización
  • Puesta en marcha