Antecedentes
Registrar la correspondencia recibida, controlar su distribución y trámite, conocer su estado en cada momento, tener trazabilidad de los documentos dentro de la organización, gestionar la respuesta permitiendo la participación de varias personas, codificar los documentos enviados, controlar los tiempos de respuesta definidos y/o requeridos para dar solución, reducir esfuerzo en tareas de revisión y archivo, contar con indicadores de gestión y con herramientas de monitoreo va a permitir a la organización un aumento del nivel de productividad en la gestión de la correspondencia.
Para consolidar niveles adecuados de eficiencia en el manejo de la correspondencia y evitar riesgos de índole legal, comercial o administrativa las organizaciones deben contar con las herramientas adecuadas para gestionar las diferentes complejidades del proceso.
Características de la solución
La solución de correspondencia Docma es una solución diseñada con base en la solución BPM de IBISCOM y permite controlar el proceso de recepción, distribución, revisión, y respuesta de la correspondencia que recibe la organización de los clientes, proveedores, ciudadanos y demás entes que hacen parte de su entorno de gestión. El proceso en mención facilita la coordinación y control de las diferentes actividades necesarias para gestionar la correspondencia, facilitando el monitoreo, la trazabilidad y la generación de indicadores.
El proceso de correspondencia se ejecuta cada vez que un documento llega a la recepción de la organización o cuando un documento es enviado desde ésta a un destinatario externo. Está conformado por un conjunto de tareas que tiene como objetivo que cada documento que llega a la organización sea gestionado debidamente por la persona o personas apropiadas y posteriormente sea archivado debidamente.
De igual manera busca tener control del envío y entrega de documentos a entes externos. Una descripción del proceso se presenta a continuación:
El proceso de Correspondencia registra la llegada de cada documento, lo distribuye acorde con el tipo de documento y/o destinatario, coordina el flujo de las actividades necesarias para tramitarlo, administra el flujo de datos, permite la participación colaborativa de diferentes áreas relacionadas con el tramite las cuales pueden estar geográficamente dispersas, facilita la generación de respuestas, puede integrarse para enviar o recibir información, registra la trazabilidad de las acciones ejecutadas y facilita el monitoreo de las mismas.
Aprovechando las ventajas de las herramientas BPMS, el sistema es intuitivo, fácil de usar y reduce los tiempos de capacitación.
Docma Correspondencia
Proporciona a las organizaciones un sistema único de gestión de la correspondencia facilitando no solamente el trámite de la correspondencia recibida sino el control de las respuestas de la misma.
A continuación se presenta en detalle las características la solución ofrecida en términos de la funcionalidad que tiene:
Funcionalidad detallada
- Controla el ingreso de documentos a la organización recibidos a través de la correspondencia externa.
- Facilita la radicación y registro de los documentos de entrada.
- Controla la secuencia de una ventanilla única.
- Permite identificar los documentos mediante el uso de código de barras.
- Asigna un identificador único a cada documento que ingresa.
- Indexa automáticamente los documentos
- Controla la distribución de la correspondencia a los destinatarios dentro de la organización.
- Maneja la entrega de copias a diferentes destinatarios.
- Avisa vía email a cada funcionario de la llegada de correspondencia.
- Controla los rechazos y la reasignación de la correspondencia.
- Archiva los documentos que llegan a través de la correspondencia usando la arquitectura documental establecida.
- Posibilita la generación de procesos específicos para soportar el trámite de determinados documentos.
- Mantiene la trazabilidad del documento al interior de la organización.
- Facilita el monitoreo del estado de gestión de cada radicación.
- Almacena los documentos, una vez son aceptados por el usuario destinatario, en la estructura documental definida.
- Permite la generación de documentos de respuesta con base en plantillas
- Controla la secuencia de identificación de los documentos de respuesta
- Registra y controla la entrega de los documentos de salida.
- Facilita la parametrización de entidades de destino, con dirección, ciudad y país, lista de personas destinatarios externos, lista con los tipos posibles de unidades de conservación como fax, sobre, caja, paquete, etc, lista de empresas de mensajería aprobadas por la compañía y tipos de documentos
Beneficios
Los beneficios más relevantes de Docma Correspondencia son:
- Digitalización y control de la correspondencia.
- Asignación de un número de radicación único con el formato que se defina
- Conservación de la correspondencia en forma digital.
- Distribución automática de la correspondencia.
- Control de las respuestas y reducción de esfuerzos en su generación.
- Maneja de la legislación establecida para la correspondencia.
- Control por destinatario interno.
- Organización de los documentos recibidos y enviados acorde con la estructura documental