Dado que un expediente digital está conformado por  los documentos digitales, un conjunto de metadatos, un índice electrónico y una firma digital  es necesario que las entidades realicen la identificación funcional, técnica y archivística de la estructura de los metadatos  acorde con la estructura documental establecida en la organización a nivel de fondo, sección, subsección, serie, subserie y tipo documental. 

En un  Sistema de Gestión Documental Electrónico y de Archivo – SIGDEA, la  estructura o catálogo de metadatos además de darle contexto a los documentos electrónicos  va a facilitar la organización y acceso posterior a cada uno de los tipos documentales que soporta las actuaciones de la entidad.  

En la definición de metadatos se debe tener en cuenta como mínimo los metadatos obligatorios establecidos en el Decreto 2609 y el Decreto 1515 estructura ISAD (G).