Docma es una solución web de gestión documental que permite el acceso a los documentos de la organización en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilita la organización acorde con la estructura documental y provee búsquedas rápidas y precisas.

Docma reduce tiempo y esfuerzo en tareas de clasificación, búsqueda y consulta tanto de los documentos recibidos por correspondencia como de aquellos que se generan en los procesos diarios, convirtiendo el archivo documental en una base de conocimientos que agrega valor a los procesos de la organización, aumenta la productividad y reduce costos.

CARACTERÍSTICAS

DOCMA soporta de manera integral el ciclo documental que incluye la recepción, distribución, trámite, organización, consulta, almacenamiento y disposición final tanto de los documentos que ingresan a la compañía como de los que se generan a través de los diferentes procesos internos.

DOCMA fue construido teniendo presente las características funcionales establecidas en el modelo de requisitos MOREQ, la norma ISO 15489 y la legislación establecida a través de la ley 594 de 2000 y el decreto 1080 de 2015 entre otras.

La herramienta está constituida un conjunto de componentes que se integran de manera cooperativa para soportar la gestión documental y archivística de la organización.

A continuación, se presenta de manera general las características funcionales de los diferentes componentes:

• CONFIGURACIÓN: Permite definir la estructura documental o el modelo de organización que van a tener los documentos en la compañía. Incluye funcionalidades para:
  • Definir la estructura de cada una de las series documentales de la organización.
  • Definir los tipos documentales que se manejan en la organización.
  • Definir la estructura física que tiene la organización para la ubicación de los documentos físicos.
  • Definir los usuarios del sistema de acuerdo con los perfiles de autorización establecidos.
  • Definir las áreas organizacionales responsables de los documentos.
  • Definir los diferentes niveles de autorización a las series documentales.
  • Definir las características de retención de cada serie documental. 

• ORGANIZACIÓN, PRODUCCIÓN Y TRÁMITE: Permite el ingreso, clasificación, consulta y demás operaciones asociadas con la gestión documental en la organización. Incluye funcionalidad para:
  • Crear expedientes electrónicos acorde con la estructura documental definida.
  • Ingresar los documentos digitales y sus metadatos.
  • Cargar imágenes o documentos digitales de manera individual o masiva.
  • Indexar documentos de manera individual o masiva.
  • Almacenar los documentos digitales en formato PDF/A.
  • Ubicar de manera automática cada documento ingresado en el expediente apropiado.
  • Consultar los documentos de acuerdo con los niveles de autorización establecidos.
  • Manejar el proceso de préstamo de documentos.
  • Producir documentos con base en plantillas predefinidas.
  • Manejar firma electrónica y estampado cronológico
  • Generar el inventario documental
  • Generar los instrumentos archivísticos que incluyen CCD, TRD, Inventario de archivo y TVD. 

• TRANSFERENCIA Y DISPOSICIÓN: Permite el paso de los documentos entre las diferentes fases de archivo. Incluye funcionalidad para:
  • Controlar el ciclo de vida de los documentos en el archivo y controlar su disposición final
  • Controlar los tiempos en cada ciclo acorde con lo establecido en la TRD
  • Manejar el proceso de transferencias
  • Manejar el proceso de disposición final

• CORRESPONDENCIA: Este componente maneja el proceso de correspondencia de la organización. Incluye funcionalidad para:
  • Controlar el ingreso de documentos a través de la correspondencia externa.
  • Radicar los documentos de entrada y salida.
  • Identificar los documentos con código de barras.
  • Indexar automáticamente los documentos.
  • Controlar la entrega de correspondencia a los destinatarios dentro de la organización.
  • Avisar vía email a cada funcionario de la llegada de correspondencia.
  • Controlar los rechazos y la reasignación de la correspondencia.
  • Archivar los documentos de la correspondencia usando la arquitectura documental establecida.
  • Generar flujos específicos de documentos.
  • Controlar la generación de respuestas a los documentos de entrada.
  • Mantener la trazabilidad del documento al interior de la organización.
  • Monitorear el estado de gestión de cada documento radicado.
  • Registrar y controlar la entrega de los documentos de salida.

• CONSULTAS Y BÚSQUEDAS: Permite consultar los documentos y su información asociada. Incluye funcionalidad para::
  • Consultar los documentos mediante el uso de diferentes filtros de búsqueda que incluyen tipo de documento, nombre, metadatos asociados y organización lógica del documento, palabras del documento.
  • Consultar documentos de un expediente especifico.
  • Visualizar documentos digitales mostrando información como: nombre del documento digital, formato del documento, versión, indicativo de firma digital, fecha de creación, usuario creador y metadatos asociados.
  • Generar reportes incluyendo filtros dinámicos seleccionados por el usuario.
  • Generar indicadores.

• SEGURIDAD: eIncluye un módulo de seguridad que permite la administración de los procesos de autenticación y autorización de usuarios. Incluye funcionalidades para:
  • Manejar perfiles y grupos de usuarios
  • Controlar la autorización de usuarios de cada área productora documental.
  • Facilitar el acceso a los documentos solo a usuarios y roles autorizados.
  • Manejar la autorización por series documentales.

RESUMEN

La solución de gestión documental DOCMA facilita el logro de mayores niveles de productividad en la organización al promover la disminución de tiempos y costos por empleado en actividades de administración, archivo, búsqueda y manejo documental.

DOCMA a través de la tecnología facilita la creación de una cultura donde prevalen principios de organización, oportunidad, seguridad, respecto por el medio ambiente y uso racional de los recursos.

Adicionalmente, DOCMA contribuye a dar una atención más rápida y eficiente a clientes y/o ciudadanos, generando un entorno de orden al tiempo que aumenta los niveles de seguridad y confidencialidad de la información.

DOCMA sabe de sus documentos.