TRAMITES DOCUMENTALES

Muchos de los documentos que llegan o se generan al interior de las organizaciones deben ser gestionados y en ese proceso intervienen varias personas de una o varias áreas tomando decisiones, agregando y/o registrando información, aprobando o iniciando otro proceso.

Por ejemplo, diseñar circuitos de aprobación de facturas pasando de un tramites documental basado en papel a un diseño digital, basado en documentos electrónicos aumenta la productividad notablemente.

DOCMA con base en la integración con una solución BPMS permite automatizar flujos de toma de decisiones y flujos documentales que mejoran significativamente la eficiencia en la organización derivado, entre otras, de las siguientes ventajas:

·      El documento es accesible a toda la organización en medio digital facilitando su flujo y revisión de manera simultánea por varios usuarios.

·      Facilita su archivo en expedientes electrónicos y la consulta de los mismos.

·      La documentación digital puede ser accesible vía web mediante dispositivos móviles, Smartphone, tabletas.

·      Permite acceder a los flujos de aprobación sin necesidad de estar en la oficina, facilita la aprobación y firma de manera remota; evitando que se paralice el trabajo de los demás y agilizando y optimizando la dinámica del funcionamiento corporativo.

·      Los documentos que inician y se generan durante las diferentes actividades del flujo documental se archivan en un repositorio documental que facilita su posterior consulta.

·       Facilita el reemplazo de las personas responsables cuando un empleado está ausente por algún motivo.

·       Aumenta el nivel de calidad al estandarizar las actividades y evitar interpretaciones individuales de los mismas.

·       Disminuye el tiempo de transición de la información y los documentos entre una actividad y otra.

·       Disminuye el riesgo de realizar actividades duplicadas o reprocesos.

·       Reduce esfuerzos para la coordinación de las actividades, herramientas y recursos, necesarios para gestionar un  documento.

·       Asegura la participación oportuna y colaborativa del personal involucrado o relacionado con la gestión de un documento.

·       Aumenta la integración entre áreas organizacionales y facilita el trabajo cooperativo.

·       Facilita la toma de decisiones y el mejoramiento continuo.