Normograma

Marco normativo de procesos

En esta sección se relacionan todas las normas nacionales e internacionales referentes a los 8 procesos que conforman el Programa de Gestión Documental:

Planeación. 

Circulares

Circular 157 de 2013 de la Secretaria General: aplicación de la NTD SIG 001:2011. Plan de acción del sistema integrado de gestión.

Circular 01 de 2012 Archivo de Bogotá. Cumplimiento de normas sobre gestión documental y archivos.

Circular 03 de 2013 del Archivo de Bogotá. Aspectos generales sobre la formulación e implementación del Subsistema interno de gestión documental y archivo –SIGA.

Leyes

Ley 1712 de 2014. Ley de transparencia.

Ley 594 de 2000 del AGN. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Decretos

Decreto 600 y 601 de 2014 de la SDH. Por el cual se modifica la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2609 de 2012 del AGN. Reglamenta la elaboración del  Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

Decreto 514 de 2006 Alcaldía Mayor de Bogotá­. Creación e implementación del SIGA y en el cual ordena  a todas las entidades del Distrito, presentar anualmente al Archivo de Bogotá un informe sobre el estado de la administración documental en cada entidad.

Decreto 094 de 2006 (Artículo 25) Alcaldía Mayor de Bogotá. Funciones de la Dirección del Archivo de Bogotá.          

Decreto 2693 de 2012. Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la Republica de Colombia.

Decreto 103 del 20 de enero de 2015. ¨Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014 (ley de transparencia) y se dictan otras disposiciones¨.

Decreto 106 del 21 de enero de 2015 ¨Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones".

Decreto Distrital 619 de 2007. Establece la estrategia de gobierno electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá.

Resoluciones

Resolución SDH – 229 de 2013. Por medio de la cual se crea el Comité Interno de Archivo de la Secretaría Distrital de Hacienda y se deroga la Resolución SDH-000240 del 17 de septiembre de 2007.

Resolución SDH – 167 de 2010.       Secretaría Distrital de Hacienda. Creación y establecimiento del SIGA en la SDH.

Normas técnicas

NTC 15489: Información y Documentación, Gestión de documentos.

NTC ISO 9001:2008. Sistema Gestión de Calidad.

NTCGP 1000: 2009. Norma técnica de la calidad en la gestión pública.

MECI 1000: 2005. Modelo estándar de control interno para el estado colombiano.

NTD-SIG 001: 2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos del estado.

Producción. 

Acuerdos

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9, y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 03 del 17 de febrero de 2015. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medio electrónicos.

Circulares

Circular Externa AGN 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativo de cero papel.

Circular 001 de 2015. Alcance de la expresión: "Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".

Constitución Política.  Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial. En los casos y con las formalidades que establezca la ley. (Reforma. Acto Legislativo 02 de 2003).

Código de Comercio.

Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones.

Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decretos

Decreto No. 2609 de 14 de diciembre de 2012: Reglamenta la elaboración del  Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

Decreto 2150 de 1995. Artículo 11, 12 ¨Resolución de la Secretaria de Tránsito y Transporte 3142 de 2001¨,  23, 24. Uso de formatos únicos Decreto Nacional 2232 de 1995. Artículo 25. Utilización del correo para él envió de información, modificado por el art 10 ley 962 de 2005.

Decreto No. 2482 del 3 de diciembre de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión", tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación.

Decreto No. 2578 del 13 de diciembre de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado".

Leyes

Ley 527 de 1999. Artículo7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Exposición de motivos en el Decreto 619 de 2007. ¨ Por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones¨.

Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales.

Normas técnicas

NTC 4436: 1998 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”.

NTC 23081: 2010.  Metadatos para la gestión de documentos.

NTC 30301: 2011. Sistemas de gestión para documentos.

Gestión y Trámite

Acuerdos

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6, y 8. Envió y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.

Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos consulta.

Acuerdo 03 del 17 de febrero de 2015. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medio electrónicos.

Constitución política

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de información.

Artículo 27. El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a este y plantear desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: a la información y a la documentación oficial.

Decretos

Decreto 1222 de 1999. Artículo 33. Derecho de turno.

Decreto 103 del 20 de enero de 2015. ¨Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014 (ley de transparencia) y se dictan otras disposiciones¨.

Directivas

Directiva 03 de 2013 Alcaldía Mayor de Bogotá. Directrices prevenir conductas irregulares incumplimientos manual de funciones y procedimientos y perdida de elementos y documentos públicos.

Leyes

Ley  1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia

Organización documental

Acuerdos

Acuerdo AGN  12 de 1995.” Por el cual se modifica la parte 1 del acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos”, “Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”.

Acuerdo AGN  09  de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se reglamenta el inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003. Adicione parágrafo al acuerdo AGN 041 de 2002 en la relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.

Acuerdo AGN 05 de 2013: Se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo AGN 04 del 2015. Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en las Entidades del Estado.

Acuerdo AGN 07 de 2014. Establece lineamientos para la reconstrucción de expedientes.

Circulares

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003.  Organización y Conservación de los documentos de Archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.Organización de historias laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Orientación para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003. (Organización de las Historias Laborales).

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Circular 35 de 2009 Procuraduría General de Nación. Cumplimiento de la ley 594  de 2000. Organización e implementación de archivos y fondos documentales acumulados. 

Código de comercio.

Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificara la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmara acta en la que anotara los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este Artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decretos

Decreto 19 de 2012.  (Ley anti trámites). Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Reglamentado  por el Decreto Nacional 734 de 2012, Reglamentado por el Decreto Nacional 1450 de 2012.

Decreto 2609 de 2012: Programa de Gestión documental en las entidades del estado o privadas que ejerzan funciones públicas.

Leyes

Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirán en el término de 20 años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en 10 años. La acción penal prescribirá en 20 años. (Reglamentada por el Decreto Nacional 734 de 2012, Modificada  por la Ley 1150 de 2007, Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 679  de 1994,626  de 2001, 2170 de 2002, 3629 y 3740 de 2004, 9592434 y 4375 de 2006; 2474 de 2008 y 2473 de 2010).

Resoluciones

Resolución AGN 147 de 1997.  Por la cual se crea el comité de transferencias de Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.

Normas técnicas

Norma ISO 15849: 2006  Regula la gestión de documentos de las organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos.

NTC 4095 Norma General para la descripción Archivística.

NTC 5029: 2004 Norma sobre Medición de Archivos.

Transferencias 

Circulares

Circular AGN 03 de 2001.  Transferencias documentales secundarias.

Circular Externa AGN 03 de 2015. Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.

Decretos

Decreto 1515 de 2013: Transferencias secundarias y de documentos de valor histórico. Vigente con las correcciones realizadas en el decreto 2758 de 2013.

Decreto 2758 de 2013. Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las transferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales.

Disposición de documentos. 

Acuerdos

Acuerdo AGN 007 de 1994.  “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 23.  “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la Tabla de Retención Documental a partir de su valoración.

Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.

Acuerdo 04 del 2015. Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en las Entidades del Estado.

Circulares

Circular Externa AGN 002 de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental.

Constitución política de 1991

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del estado.

Decretos

Decreto 2527 de 1950.  Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conceden valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Adoptado como ley mediante ley 141 de 1961 y modificado por el decreto 3354 de 1954.

Decreto 3354 de 1954.  Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos los originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta integrante y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerle recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

Decreto 264 de 1963.  Defensa y conservación patrimonio.

Decreto 960 de 1970.  Estatuto notarial.

Decreto 2620 de 1993.  Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Decreto 2549 de 1993.  Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134.  Conservación y destrucción de libros.

Decreto 1515 de 2013: transferencias secundarias y de documentos de valor histórico.

Leyes

Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación. Reglamentada por el Decreto Nacional 264 de 1963.

Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. Modificada  por la Ley 1150 de 2007, Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 679 de 1994, 626 de 2001, 2170 de 2002, 3629 y 3740 de 2004, 959, 2434 y 4375 de 2006; 2474 de 2008 y 2473 de 2010.

Normas técnicas

NTC 3723:2009 Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.

NTC 4080.  Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.

NTC 5174.  Norma sobre proceso y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 14001: 2004. Sistemas de Gestión Ambiental

Preservación a  largo plazo 

Acuerdos

Acuerdo AGN 007 de 1984. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 60.  “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda documentación desde el momento de la emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de archivo, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo.

Acuerdo AGN 06 de 2014. Por el cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título Conservación de documentos¨.

Acuerdo 03 del 17 de febrero de 2015. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medio electrónicos.

Circulares

Circular Externa 02 de 2012 AGN. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental para la implementación de SGDEA las entidades: ISO 15489-1 e  ISO 15489-2 y MOREQ .Uso de estándares apropiados que aseguren la  conservación Usar un solo modelo para cada una de las herramientas (estandarizar).

Circular 04 de 2010 – COINFO: Los proyectos de  aplicación de TIC en procesos archivísticos.

Circular 001 de 2015. Alcance de la expresión: "Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".

Circular 46 de 2013 Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Implementación de archivos, documentos y medios electrónicos en materia administrativa y judicial en el distrito capital.           

Código de Comercio

Artículo 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Constitución política

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.

Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta constitución implica responsabilidades.

Código de Procedimiento Civil.

Artículo 251.  “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos y grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lapidas, monumentos, edificios o similares”.

Decretos

Decreto 1798 de 1990. Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Modificada por la ley 962 de 2005 Artículo 28. 

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso de disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas eléctricos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares entre otros.

Leyes

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981. Artículo 1, 2, 3, y 4.  Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

Ley 6 de 1992. Por cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente probatorio”. Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 1107, 1372 y 1983 de 1992

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. Modificada  por la Ley 1150 de 2007, Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 679 de 1994, 626 de 2001, 2170 de 2002, 3629 y 3740 de 2004, 959, 2434 y 4375 de 2006; 2474 de 2008 y 2473 de 2010.

Ley 397 de 1997. Ley general de cultura. Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 833 de 2002, 763,  2941 de 2009, 1100 de 2014.

Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes de Movimiento.

Ley 594 del 2000. Regula la función archivística del estado; Define los conceptos de gestión documental, archivos, TRD- obligatoriedad

Normas técnicas

ISO 14721:2003 Modelo OAIS documentos electrónicos.

UNE-ISO 19005-1:2008; Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

UNE-ISO 19005-1:2011; La gestión de documentos - Formato de archivo de documento electrónico para la conservación a largo plazo - Parte 2: El uso de ISO 32000-1 (PDF / A-2).

ISO 19005-2. La gestión de documentos - Formato de archivo de documento electrónico para la conservación a largo plazo - Parte 2: El uso de ISO 32000-1 (PDF / A-2.

UNE-ISO 13008: 2013. Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.

UNE-ISO/TR 17068: 2013. Información y documentación: repositorio de tercero de confianza para documentos electrónicos. Madrid: Autor.

NTC-ISO 12639:2004. Tecnología gráfica. Intercambio de datos digitales de pre impresión. Formato de archivo de imagen de etiqueta. Para la tecnología de imagen (TIFF/IT).

ISO 15444-1:2004. Tecnología de la información - Sistema de codificación de imágenes JPEG 2000: Sistema de codificación Core.

ISO 32000-1:2008. La gestión de documentos - Formato de Documento Portátil - Parte 1: PDF 1.7. Establece el formato PDF 1.7. como estándar formal abierto independizando completamente el formato del ambiente o sistema de ejecución, mejora soporte para firmas digitales (soporte para mecanismos de encriptación mejorados), amplia soporte en formatos JPEG2000 de conformidad con la ISO 15444, soporte para fuentes OpenType, consistencia con otros formatos estándar como PDF/X, PDF/E o PDF/UA, entre otros.

ISO 12033:2009. Información sobre métodos de compresión de imágenes en hardware y software es suministrada por el estándar como soporte al estudio y proceso de decisión por parte de los responsables de la implementación, es importante añadir que los métodos de compresión previstos en el estándar están basados solo en algoritmos matemáticamente probados.

Valoración

Acuerdos

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Acuerdo AGN 039 de 2002 por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.

Acuerdo AGN 06 de 2014. Por el cual se desarrollan los articulos46, 47 y 48 del Título Conservación de documentos¨

Acuerdo No. 004 de 2013. (marzo 15). Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación y evaluación, aprobación e implementación, de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo 04 del 2015. Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en las Entidades del Estado.

Circulares

Circular externa 03 de 2015 AGN, Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.

Circular 001 de 2015. Alcance de la expresión: "Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".

Circular 01 de 2013 del Archivo de Bogotá. Lineamientos para la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental.

Circular 02 de 2010 del Archivo de Bogotá. Cronograma para la entrega de las Tablas de Retención Documental por parte de las entidades del distrito.

Circular 02 de 2013 del Archivo de Bogotá. Presentación de la Tabla de Valoración Documental por parte de las entidades del distrito.

Circular 02 de 2012 Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Cronograma para  la entrega de las Tablas de Retención Documental por parte de las entidades del distrito.

Leyes

Ley 47 de 1920.

Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

CONCLUSIONES

La normatividad que enmarca los procesos de gestión documental de una organización es amplia y precisa. En Colombia, el Gobierno Nacional y el AGN han estado atentos al impacto de las nuevas tecnologías de la información en la gestión documental para garantizar homogeneidad en la gestión archivística del Estado y la preservación de los documentos electrónicos que conforman el patrimonio documental digital. 

Igualmente esta normatividad apoya a los sistemas de archivos públicos en el diseño de procesos que faciliten la gestión de documentos e información tanto en formato físico como electrónico, así como en el manejo de los instrumentos archivísticos esenciales.