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Caracteristicas operativas y normativas del sistema de gestión documental

Desde la perspectiva que un sistema de gestión documental está conformado por un conjunto de procesos y una solución tecnológica que soporte su ejecución y control, este documento presenta las características en términos operativos y normativos que debe satisfacer una solución de gestión documental para facilitar el logro de sus objetivos básicos, entre los que se cuentan:

El sistema de gestión documental facilitará la integración y el flujo documental entre las diferentes áreas de la Organización y entre el punto de entrada de documentos a la organización o ventanilla única y los funcionarios de las diferentes áreas facilitando el archivo de los documentos en las series documentales establecidas en la estructura documental de la organización además de permitir control y trazabilidad.

El sistema de gestión documental será soporte de las actividades misionales de la organización y en ese sentido será un impulsador de la eficiencia operativa y un garante de que los documentos mantengan el flujo y la organización debida para evidenciar las diferentes actuaciones de los funcionarios y de la Organización como un todo.
El sistema de gestión documental facilitará la coordinación, control y administración de la información documental que se reciba y se produzca al interior como parte del desarrollo de su misión. Dado que esta información además de ser evidencia y registro de las actuaciones de la entidad, permite el control de la ciudadanía y constituye parte de la memoria institucional.
El sistema de gestión documental se alineará con la estrategia de la organización e integrará aspectos de tipo organizacional, procesos y herramientas tecnológicas para soportar el manejo de la gestión documental dentro de las directrices operativas y de organización establecidas en la regulación y en las mejores prácticas.

Para determinar las características del sistema de gestión documental es fundamental tener en cuenta la legislación establecida en la ley 594 de 2000 y reglamentada en el decreto 2609 de 2012 y otros, las normas ISO 15489 y 27001 que regulan la gestión de los documentos que se producen en las organizaciones públicas como privadas y la seguridad de los mismos respectivamente, La guía Moreq - Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos electrónicos y por supuesto las características operativas específicas de la entidad.

Acorde con lo anterior, a continuación se presentan los procesos que conforman el sistema, los principios que se deben observar y las características funcionales que deben contemplar, para posteriormente determinar los elementos o instrumentos que se deben tener en cuenta para garantizar el soporte a los diferentes procesos que conforman el sistema, la observancia de los principios y el cumplimiento de las características funcionales que debe tener un sistema de gestión documental.

A NIVEL DE PROCESOS

La gestión documental en las organizaciones debe comprender como mínimo los procesos de planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración:

A continuación se presentan para cada uno de los procesos que conforman el sistema de gestión documental, los instrumentos, actividades o procedimientos que se deben usar o estar implementadas o en la organización para soportarlo:

Proceso	Objetivo	Elementos
Planeación	Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.	o Tener un subproceso para administrar la solicitud, evaluación y aprobación de tipos documentales y sus formas. o Contar con un procedimiento para actualizar la TRD y demás instrumentos archivísticos acorde con la dinámica de la entidad. o Control centralizado de las tipologías para garantizar su adecuada generación.
Producción	Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.	o Producir los documentos como parte de la ejecución de procesos organizacionales. o Incluir información contextual, en forma de metadato a los documentos digitales. Esta información debe ser registrada por el responsable de su generación. o Controlar el ingreso oportuno de los documentos en los expedientes adecuados en el momento de su creación. o Controlar la producción de los documentos en la Organización y del uso de las respectivas plantillas o formas. o Controlar cada etapa del ciclo de vida conforme a lo definido en la TRD. o Administrar el paso de los documentos acorde con su organización a los diferentes archivos.
Gestión y trámite	Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.	o Implementar un sistema de distribución de los documentos que ingresan a la Organización de manera que sus destinarios puedan darle tramite. o Facilitar la distribución de los documentos que deben fluir entre las diferentes áreas de la entidad. o Manejar esquemas operativos que garanticen la ejecución de los trámites y el control de tiempos de respuesta o de generación de acciones. o Contar con mecanismos que faciliten la consulta de los documentos según se requiera o Contar con políticas que reglamenten el acceso a los documentos de archivo. o Asegurar la capacidad de las herramientas usadas para localizar, recuperar, y consultar cualquier documento o información en el menor tiempo posible, independientemente del medio en el cual haya sido creado o la fecha de creación.
Organización	Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.	o Identificar los documentos que se utilizarán en los diferentes procesos y registrarlos en la TRD y CCD. o Contar con un repositorio documental clasificado segun la estructura documental definida y registrada en los instrumentos archivísticos. o Facilitar la actualización de los diferentes expedientes que obedecen a la organización establecida en la estructura documental. o Incluir mecanismos para identificar, organizar y conservar los documentos siguiendo estándares archivísticos y tecnológicos que faciliten su consulta y recuperación en el menor tiempo posible y oportunamente. o Facilitar el manejo de expedientes electrónicos.
Transferencia	Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.	Tener procedimientos y mecanismos que permitan registrar las transferencias de los documentos acorde con las edades de los expedientes en los archivos de gestión y central.
Disposición de documentos	Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.	o Mantener controles que faciliten la selección de los documentos que deben ser transferidos o mantenidos acorde con las diferentes etapas de archivo. o Mantener controles de fecha inicial y final de actualización de cada expediente.
Preservación a largo plazo	Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.	Tener definidos los medios y estándares que se van a usar para garantizar la preservación de los documentos físicos como digitales.
Valoración	Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).	o Facilitar la actualización de las tipologías documentales, series, subseries derivados de los cambios en la gestión de la entidad. o Manejar un proceso permanente de valoración de los documentos y contar con facilidades para disponer del destino final de los mismos.

A NIVEL DE PRINCIPIOS

Se ha establecido la necesidad de que la gestión de documentos en la administración pública se rija por los siguientes principios:

A continuación se presentan las características generales que se deben implementar en el sistema de gestión documental para soportar los principios básicos del sistema:

Principio	Objetivo	Elementos
Planeación	La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.	Contar con un procedimiento que garantice la creación y aprobación de los documentos dentro del marco de los procesos que usa la organización.
Eficiencia	Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.	El proceso de creación de documentos debe velar porque estos realmente agreguen valor.
Economía	Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.	o La generación de documentos debe evitar en lo posible la generación de documentos en papel. o Contar con procedimientos que permitan identificar que documentos se deben manejar de manera digital utilizando los beneficios de la tecnología teniendo presente siempre aspectos de integridad y autenticidad. o Contar con revisiones periódicas de los procesos que propugnen por reducir costos en los trámites y en el mantenimiento del archivo. o Usar tecnología para aumentar los niveles de eficiencia y reducir costos en tareas de búsqueda, consulta y generación de copias de documentos.
Control y seguimiento	Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. Que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.	o Mantener control de la generación de documentos en los formatos adecuados mediante el uso de plantillas digitales. o Contar con el manejo de la “ventanillas única“. o Tener políticas y procedimientos para identificar mantener la debida trazabilidad de los documentos. o Contar con herramientas que faciliten la consulta y ubicación de documentos.
Transparencia	Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.	Garantizar las características de integridad e inalterabilidad de los documentos
Disponibilidad	Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación.	Contar con herramientas que faciliten la consulta y ubicación de documentos.
Agrupación	Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.	Definir la estructura documental en series, subserie, tipos documentales acorde con los procesos que maneja la entidad. La gestión de los documentos obedecerá a lo establecido en la estructura documental
Vínculo archivístico	Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.	Archivar los documentos en series de expedientes acorde con la definición de series documentales establecidas en la TRD.
Protección del medio ambiente	Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información.	Fortalecer en lo posible la generación de documentos digitales preservando principios de integridad y autenticidad.
Autoevaluación	Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.	Incluir dentro del plan de mejoramiento continuo la evaluación permanente del sistema de gestión documental.
Coordinación y acceso	Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.	Formalizar los procesos de la organización y en consecuencia la definición de los documentos que se generan o que se utilizan en cada una de los procesos organizacionales, evitando la duplicidad de documentos o de acciones de transformación del mismo.
Cultura archivística	Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.	Mantener y exigir procesos permanentes de sensibilización y capacitación permanente sobre el valor de los archivos de la entidad.
Modernización	La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.	o El sistema de gestión documental debe contar con el respaldo de la alta gerencia y las políticas que se dictaminen se acogerán desde allí. o Como parte del sistema se debe implementar una solución tecnológica que soporte los procesos de gestión documental bajo los principios y características establecidas.
Interoperabilidad	Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.	Usar una herramienta informática de gestión documental para habilitar la opción tecnológica de compartir información con otras organizaciones.
Orientación al ciudadano	El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).	Disponer de un sistema de gestión documental que integre los documentos de las diferentes áreas de la Organización en una estructura u organización definida y facilite el acceso oportuno, rápido y simple por parte de los ciudadanos a los documentos.
Neutralidad tecnológica	El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.	Disponer de tecnologías que aporten en el logro de los resultados esperados dentro del marco de la gestión documental que acojan estándares de uso común o debidamente reconocidos.

A NIVEL DE CARACTERISTICAS FUNCIONALES

La regulación ha establecido que es necesario que la gestión de los documentos tenga presente las siguientes características funcionales:

A continuación se presentan los instrumentos, actividades o procedimientos que se deben incluir o implementar en el sistema de gestión documental para soportar las características requeridas:

Característica	Objetivo	Elementos
Conformidad	Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.	El sistema de gestión documental se debe alinear con los procesos organizacionales.
Interoperabilidad	Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.	La solución de gestión documental debe manejar estándares que permitan compartir información con otros sistemas de la Organización y permita integrarse con otros sistemas de información externos, acorde con las necesidades.
Seguridad	Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.	La solución de gestión documental debe manejar características de seguridad en términos de autenticación y autorización debidamente reconocidas.
Metadescripción	Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.	La solución de gestión documental debe permitir la definición de metadatos en tipos documentales y series.
Adición de contenidos	El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.	La solución de gestión documental debe tener la posibilidad de registro de información en forma de metadatos de manera que se le dé contexto a los documentos.
Diseño y funcionamiento	La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.	La solución de gestión documental debe contar con una serie de características que propendan por la usabilidad y amigabilidad de la solución
Gestión Distribuida	Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental.	La solución de gestión documental debe contar con herramientas para importar y exportar documentos de manera masiva.
Disponibilidad y acceso	Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.	Las herramientas tecnológicas que soporten el sistema de gestión documental deben tener características no funcionales que garanticen la autenticidad y la inalterabilidad de los documentos.
Neutralidad tecnológica	El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.	El sistema debe usar tecnologías que aporten en el logro de los resultados esperados dentro del marco de la gestión documental.