Software de Gestión documental

Lista de funcionalidades

Número

Funcionalidad

1

Definición de la estructura documental – Organización documental

1.1

Permite definir las áreas propietarias o productoras documentales, facilitando la definición de la estructura organizacional de la entidad.

1.2

Permite definir los usuarios asociados con cada área propietaria o productora. Estos usuarios serán quienes tengan acceso a los documentos y determina los niveles de privacidad de los documentos en términos de información privilegiada o pública.

1.3

Permite crear series y subseries.

1.4

Permite definir para cada Serie / Subserie documental el área propietaria y los usuarios autorizados dentro de la misma.

1.5

Permite definir el sistema de clasificación de manera jerárquica y con múltiples niveles de series /subseries documentales.

1.6

Permite la creación de nuevas series/ subseries documentales en cualquier posición de la estructura documental (cuando no existan previamente expedientes).

1.7

Permite asignar códigos a las series.

1.8

Permite definir tipos documentales.

1.9

Maneja los metadatos mínimos requeridos en ISADG y permite la definición de los metadatos específicos o de negocio.

1.10

Permite crear y eliminar metadatos tanto de series/subseries como de tipos documentales.

1.11

Permite definir los metadatos específicos o de negocio por tipología documental. Estos metadatos permitirán describir y dar contexto a cada documento.

1.12

Permite definir los metadatos por tipología documental. Estos metadatos permitirán darle contexto a cada documento.

1.13

Para cada metadato se puede definir el tipo de dato y si aplica una lista de valores posibles que faciliten la verificación y registro en el ingreso de documentos

1.14

Permite añadir o modificar metadatos a un usuario administrador

1.15

Permite asociar los tipos documentales a cada serie o subserie documental.

1.16

Permite definir la estructura de archivo, para el archivo central y para cada una de las áreas productoras.

1.17

Permite definir la estructura de almacenamiento para el archivo de los expedientes físicos, la cual puede estar conformada por diferentes niveles que determinan el direccionamiento de la ubicación física de los expedientes, EJ. Estante, carro, filas, cajas, folder

1.18

Permite consultar y editar la estructura de series y subseries definidas mediante diferentes filtros: nombre, descripción, código, metadatos, tipo de documento asociado y propietario.

1.19

Permite consultar y editar los tipos documentales definidos a través de diferentes filtros: nombre, descripción, metadatos, serie.

1.20

Permite definir los tiempos de retención para cada serie/subserie documental.

1.21

Permite definir tiempos límites   por tipo documental a partir de la radicación de los documentos, de manera que se generen las alertas y/o alarmas que faciliten el cumplimiento de plazos de ley.

1.22

Permite definir los procedimientos asociados con la generación de los documentos.

1.23

Permite definir los tiempos de retención de cada serie documental y en consecuencia establecer programa de retención

1.24

Permite definir la disposición final de los documentos.

1.25

Permite modificar los tiempos de retención y la disposición final en cualquier momento a las personas autorizadas

1.26

Genera la TRD y CCD con base en la definición de la estructura documental y acorde con el formato estándar.

1.27

Permite filtrar la TRD por áreas propietarias o productoras.

1.28

Permite generar la TRD en formato PDF.

1.29

Permite modificar o actualizar la estructura documental de la TRD que incluye: series, subseries, tipos documentales, tiempos de retención, disposición final, procedimientos, área o dependencia productora. Permite guardar las versiones de la TRD actualizada acorde con los actos administrativos que determinaron su actualización.

1.30

Maneja la herencia de metadatos a los expedientes y documentos y vigila que se capture esta información cada vez que ingresa un documento o se crea un expediente.

1.31

Permite cargar al sistema la información de la estructura documental, tiempos de retención disposición y proceso a partir TRD, TVD y/o TCC existentes

1.32

Permite manejar múltiples versiones de la TRD

1.33

Permite consultar los documentos relacionados con cada versión de TRD y permite distinguir la TRD vigente

2

Cargue e Indexación de documentos

2.1

Permite el cargue individual y masivo de imágenes o documentos digitales.

2.2

Permite la carga de documentos en diferentes formatos controlando el registro de los metadatos de tipo documental o serie.

2.3

Permite consultar los lotes de documentos digitales cargados.

2.4

Permite indexar un lote de documentos y cargarlos a un expediente previamente definido.

2.5

Permite cargar a un expediente documentos de cualquier tipo o extensión. Adicionalmente permite que se carguen archivos individuales o por lotes desde un archivo ".zip"

2.6

Permite detectar metadatos mediante OCR, usando diferentes reglas de ubicación o localización.

2.7

Registro los documentos en base de datos o estructura de archivos

3

Gestión

3.1

Permite crear expedientes acordes con la estructura de series definida. Los expedientes se muestran en una estructura jerárquica asociada con la definición que se haga de series y subseries. 

3.2

Garantiza que todos los expedientes que se creen están asociados con una agrupación definida previamente en la configuración de la estructura documental

3.3

Permite navegar a través de los expedientes y de la estructura documental, así como seleccionar un expediente y visualizar su contenido.

3.4

Permite crear expedientes con fecha de creación anterior.

3.5

Permite   editar expedientes mostrando: nombre de creador del expediente, archivo en el que está ubicado, área propietaria, usuario responsable, si tiene habilitado el paso a archivo central, fecha de creación del expediente, fecha del primer documento y fecha del último documento.

3.6

Permite el acceso a los documentos únicamente a los usuarios autorizados

3.7

Actualiza de manera automática las fechas del primer y último documento del expediente y de esta manera ajusta el tiempo límite para las transferencias primarias.

3.8

Permite asignar la ubicación física del expediente. En caso de que el expediente este compuesto por más de una carpeta permite asignar las ubicaciones de cada carpeta.

3.9

Permite registrar documentos y los clasifica automáticamente en el expediente apropiado con base en el  tipo documental y los metadatos.

3.10

Facilita el registro de los metadatos definidos para la serie a la cual pertenece el expediente.

3.11

Los metadatos asociados con la serie y en consecuencia con los expedientes son heredados por los documentos.

3.12

Permite cargar el archivo digital del documento

3.13

Permite validar y controlar la entrada de los metadatos mínimos obligatorios asociados a cada documento, validando el tipo de dato y el dominio de valores hecho en la definición.

3.14

Cuenta con un componente para visualizar los documentos el cual permite diferentes acciones sobre los documentos que incluyen: Zoom, giro, adelantar o atrasar página, saltar a otra versión digital del documento o a otro documento del expediente, permite agregar comentarios o notas y facilita subrayado en opción de edición.

3.15

Permite visualizar el documento digital mostrando la siguiente información: nombre del documento digital, formato del documento, versión, indicativo de firma digital, fecha de creación y usuario creador.

3.16

Permite recorrer el documento digital página a página, hacer zoom, descargarlo, eliminarlo, convertir a formato PDF/A, firmarlo digitalmente.

 3.17

Maneja el formato PDF/A para garantizar la preservación a largo plazo.

3.18

Permite asociar a un documento varios documentos digitales y facilita su visualización.

3.19

Permite guardar los documentos digitales en una estructura de archivos o en base de datos. En cualquiera de los dos casos es posible definir de manera paramétrica la ubicación de dicho repositorio.

3.20

Lista los documentos pertenecientes al expediente y permite su consulta.

3.21

Permite funciones de búsqueda de documentos que incluyen nombre, expediente, tipo documental y contenido de metadatos.

3.22

Permite eliminar documentos del expediente.

3.23

Permite cambiar un documento de un expediente a otro.

3.24

Permite editar los documentos registrados en los diferentes expedientes visualizando las imágenes y usando las opciones de visualización descritas.

3.25

Permite la firma digital de documentos usando certificados emitidos por una entidad certificadora.

3.26

Permite comprobar o validar que las firmas son válidas porque han sido generadas u otorgadas por una entidad certificadora y adicionalmente valida la vigencia de la firma

3.27

Permite mostrar para cada documento una tabla con las firmas que tiene el documento o en su defecto un mensaje de que no tienen ninguna firma

3.28

Permite mediante parámetros registrar certificados digitales facilitando su administración.

3.29

El sistema permite incluir estampado cronológico a través de una TSA - Time stamping autority

3.30

El sistema permite consultar las firmas que tiene el documento mediante un número único que se le asigna al documento firmado tiene el documento.

3.31

Genera avisos vía mail previos al cumplimiento de los tiempos de retención paso de los expedientes de un archivo a otro y cierre del expediente.

3.32

Mantiene control de todos los documentos existentes en un expediente, bien se encuentre en físico o digital o en ambos.

3.34

Genera el expediente electrónico y genera el foliado electrónico a través de un índice electrónico para cada expediente. Genera el expediente electrónico a partir de los documentos, firma digital y los metadatos-

3.35

Permite el manejo de expedientes híbridos

3.36

Mantiene un inventario automático de expedientes – el inventario se genera en el formato único de inventarios - FUID

3.37

El sistema permite tener un expediente en varias carpetas

3.38

El sistema permite parametrizar las ubicaciones para facilitar la selección de las mismas en la ubicación de los expedientes

3.39

Dado que los documentos se guardan en sistema de archivos o base de datos, el sistema Controla la ubicación de cada documento facilitando su migración

3.40

Permite el cargue masivo de metadatos desde un archivo Excel.

3.41

Permite verificar el expediente electrónico frente al índice electrónico del expediente con el fin de conocer si el expediente ha sido modificado después de la generación del índice.

4

Transferencias

4.1

Controla las transferencias acordes con las edades del archivo, teniendo en cuenta los tiempos de retención.

4.2

Envía alertas a los usuarios sobre la necesidad de realizar las trasferencias de los expedientes del archivo de gestión al central y de este al histórico

4.3

Controla de manera automática el paso de expedientes digitales del archivo de gestión al archivo central y de este al archivo histórico teniendo presente los tiempos de retención.

4.4

Controla las transferencias primarias y secundarias mediante la ejecución de procesos.

4.5

Facilita el registro de la información de los expedientes a transferir

4.6

Controla la administración de la disposición final de las series documentales acorde con la definición hecha en la TRD.

4.7

Permite el registro de las actas que soportan las transferencias y el manejo de la disposición final.

4.8

Permite solicitar la transferencia de un documento de un expediente físico de un área productora a otra o de un custodio a otro dentro de la misma área. Lo anterior indicando el expediente a transferir, el área destino, el usuario responsable del destino y el número de folios.

4.9

Permite que el usuario destino acepte la transferencia para que esta se efectué.

4.10

Permite que el usuario destino especifique la nueva ubicación física del expediente.

4.11

Permite consultar las transferencias realizadas.

4.12

Permite copiar documentos, permite que un documento sea reproducido a las personas debidamente autorizadas

4.13

Permite generar rótulos para los expedientes fisicos y para cajas acorde con las características de la organización

5

Préstamos

5.1

Permite el registro de las solicitudes de préstamo de expedientes desde la web o intranet.

5.2

Provee filtros de búsqueda de expedientes dentro del inventario documental

5.3

Permite seleccionar el o los expedientes que se van a solicitar en préstamo

5.4

Controla que los expedientes que se incluyen en la solicitud estén disponibles

5.5

Permite seleccionar los expedientes que se quieren prestar

5.6

Facilita el registro de la información asociada con el prestatario que incluye: tipo de identificación, número de identificación, nombre, dirección, teléfono, celular y dirección de correo electrónico.

5.7

Guarda la información del prestatario para futuros prestamos

5.8

Mantiene un historial de los préstamos realizados por expediente que incluye: información tal como el usuario prestamista, la fecha en que se prestó, el usuario prestatario, la fecha de devolución y su estado actual.

5.9

Facilita el proceso de aprobación del préstamo

5.10

Provee la información topográfica para la ubicación del expediente

5.11

Facilita la actualización de la información del expediente

5.12

Facilita al encargado del archivo de gestión o archivo central la recepción de las solicitudes de préstamo.

5.13

Permite ver la lista de expedientes solicitados, la información del solicitante ubicar los expedientes físicamente e ingresar el patinador encargado de entregar los expedientes al solicitante.

5.14

Permite registrar la entrega de los expedientes al solicitante del préstamo

5.15

Genera la planilla de préstamo que debe ser firmada por el solicitante, permite guardar la planilla de préstamo digitalizada.

5.16

Controla los tiempos asignados al préstamo

5.17

Genera alarmas de recordación de devolución de los documentos cuando se cumplen los plazos

5.18

Facilitar el envió de alertas, recordaciones mediante el envío de respuestas vía correo electrónico.

5.19

Permite controlar los tiempos de respuesta generando alertas o alarmas y avisos ante la superación del límite establecido para la devolución de los documentos. Superación del tiempo total establecido para el préstamo.

520

Permite realizar la devolución anticipada o que se realiza antes del plazo de préstamo establecido

5.21

Permite solicitar renovación de un préstamo

5.22

Permite aprobar o rechazar la renovación del préstamo

5.23

Permite registrar la devolución de expedientes

5.24

Permite consultar la lista de expedientes que están prestados en un momento determinado.

5.25

Facilita la búsqueda de un expediente determinado.

5.26

Permite exportar a Excel la lista de expedientes en calidad de préstamo

5.27

Facilita la consulta de los préstamos en un momento determinado y de los préstamos tramitados en un periodo determinado.

5.28

Permite el envío de la información de reportes a Excel.

6

Consulta y búsqueda

6.1

Permite navegar y explorar los expedientes y la estructura del Cuadro de clasificación documental

6.2

Facilita la búsqueda y consulta de documentos a través de los diferentes filtros que incluyen nombre del documento, usuario creador, fecha de creación, fecha de vencimiento, palabras clave, tipo documental, otros metadatos.

6.3

Facilita la búsqueda y consulta de expedientes a través de los diferentes filtros que incluyen: nombre del expediente, usuario creador, archivo en el que se encuentra, fecha inicial, palabras clave, serie.

6.4

Facilita la búsqueda y consulta de series a través de los diferentes filtros que incluyen: nombre de la serie, descripción, código, nombre de metadato, tipo de documento asociado y  propietario.

6.5

Facilita la búsqueda y consulta de tipos documentales a través de los diferentes filtros que incluyen: nombre del tipo documental, descripción, nombre de metadato y serie asociada.

6.6

Permite búsqueda de palabras en los documentos digitales por tipo documental.

6.7

Permite visualizar documentos office

6.8

El sistema permite buscar radicados dependiendo de las autorizaciones del usuario.  Las autorizaciones se pueden dar por usuario, área, todos los radicados.

6.9

El sistema permite registrar y consultar el log de los cambios que se hagan en la parametrización y en la operación del sistema

7

Consultas y  Reportes

7.1

La solución cuenta con un generador de reportes que permite la construcción de nuevos reportes

7.2

La solución cuenta con una serie de reportes que soportan la gestión que se haga a través del sistema.

7.3

El sistema tiene un reporteador que incluye gráficas. Un usuario puede generar reportes y asignarlos a otros usuarios para su ejecución.

7.4

Permite generar reportes de los documentos existentes en la organización

7.5

Permite filtrar los documentos del reporte por serie, expediente, tipo, nombre, propietario, rango de fechas de creación. Los filtros pueden definirse de manera conjunta y facilita el uso de operadores como: =,<>,>,<,<=,>=,like, null, not null.

7.6

Permite generar reportes de los expedientes existentes en la organización.

7.7

Permite filtrar los expedientes del reporte por serie, nombre y propietario. Los filtros pueden definirse de manera conjunta y facilita el uso de operadores como: =,<>,>,<,<=,>=, like, null, not null.

7.8

Permite generar reportes de las series  existentes en la organización.

7.9

Permite filtrar las series del reporte por código de serie, nombre y  tipo de documento. Los filtros pueden definirse de manera conjunta y facilita el uso de operadores como: =,<>,>,<,<=,>=, like, null, not null.

7.10

Permite generar reportes de las transferencias documentales realizadas.

7.11

Permite filtrar las transferencias documentales del reporte por expediente, área remitente, serie y fecha de transferencia. Los filtros pueden definirse de manera conjunta y facilita el uso de operadores como: =,<>,>,<,<=,>=,like,null,not null.

7.12

Permite generar reportes de documentos vencidos.

7.13

Permite filtrar los documentos vencidos por expediente, ubicación y serie. Los filtros pueden definirse de manera conjunta y facilita el uso de operadores como: =,<>,>,<,<=,>=,like,null,not null.

7.14

Permite generar reportes de ubicación de expedientes físicos.

7.15

Permite filtrar las ubicaciones por expediente, ubicación y serie. Los filtros pueden definirse de manera conjunta y facilita el uso de operadores como: =,<>,>,<,<=,>=,like,null,not null.

7.16

Permite exportar  los reportes a Excel.

8

Funcionalidad  para escanear

8.1

Permite seleccionar uno de la lista de escáneres disponibles, soporta escáneres TWAIN

8.2

Permite acceder a las diferentes opciones del escáner usando API ofrecido por el fabricante del escaner.

8.3

Permite obtener una vista previa de la imagen

8.4

Permite cargar la imagen obtenida al documento seleccionado

9

Generales

9.1

Almacena los documentos digitales en la estructura y/o agrupación definida.

9.2

Maneja la captura de documentos en distintos formatos y controla la autorización para su consulta evitando en todo momento su modificación o alteración.

9.3

Permite definir el conjunto de documentos o tipos de documentos que se van a usar o gestionar en la organización.

9.4

Permite definir para cada tipo de documento los metadatos que se deben capturar al ingresar el documento. Estos metadatos pueden ser obligatorios u opcionales y sirven para indexar el documento. Estos mismos datos constituyen los criterios de búsqueda de los documentos.

9.5

Incluye un módulo de seguridad que permite manejar la autorización, autenticación de usuarios, así como el manejo de perfiles, grupos y sesiones

9.6

Incluye informes de trazabilidad de los procesos de préstamos y transferencias documentales.

9.7

Permite modificar la autorización es de los usuarios de acuerdo con las dinámicas de la entidad.

9.8

Interactúa con otros aplicativos a través de servicios web

9.9

Controla el acceso a los documentos mediante un esquema de autorización de perfiles y grupos sumado a un esquema de autorización de cuentas que impiden la visualización a usuarios de áreas productoras diferentes.

10

Producción de documentos

10.1

Permite definir plantillas por tipo documental

10.2

Permite generar comunicados internos y externos con base en formatos o plantillas previamente establecidas.

10.3

Permite generar los documentos en formato PDF o en Word con base en las plantillas establecidas.

10.3

Permite incluir imágenes y tablas en las plantillas.

10.4

Permite generar el documento de respuesta de la correspondencia recibida.

10.5

Almacena y administra múltiples formatos de hojas

10.6

Permite generar un número de radicado a cada documento generado.

10.7

Puede almacenar las imágenes en BD o en directorios del sistema operativo encriptando los documentos.

11

Auditoria

11.1

Registra la creación y actualización de elementos documentales

11.2

El sistema deja pistas de auditoria de creación y cambios que se hagan de los elementos que conforman la estructura documental.  Es decir, cambios sobre definición de series, subseries, tipos documentales, metadatos, tiempos de retención, propietarios.

11.3

Registra información sobre cada acción realizada en el sistema.

12

Correspondencia de entrada

12.1

Permite radicar la correspondencia de entrada registrando la siguiente información para cada comunicación o documento recibido: fecha de recepción, nombre de receptor, cargo, tipo de radicación, tipo de documento, área destino, área remitente, destinatario, remitente, funcionarios copiados, unidad de conservación, número de origen, recorrido, numero de folios, asunto, anexos, ubicación rótulo.

12.2

Permite radicar la correspondencia recibida a través de diferentes medios que incluye: Correo electrónico, casillero, buzones electrónicos, ventanilla virtual.

12.3

Genera un número de radicado único con la estructura que defina la entidad. El número de radicado lo genera en texto y en código de barras.

12.4

Genera rótulo con el número de radicado en texto y en código de barras.

12.5

Permite el cargue masivo de los documentos radicados digitalizados y realiza la indexación automática por código de barras.

Permite anexar varios archivos digitales en un mimo radicado

12.6

Permite también el cargue masivo de los documentos radicados digitalizados y permite realizar una indexación manual.

12.7

Maneja el concepto de ventanilla única establecida por el AGN.

12.9

Direcciona los documentos radicados en formato digital a la bandeja de tareas de la persona definida como destinatario de los documentos. Los destinatarios autorizados son definidos previamente en el sistema. Direcciona también los documentos a las personas que reciben copia.  Los documentos recibidos quedan en el expediente de correspondencia recibida.

12.10

Avisa vía mail a los destinarios de la llegada de un nuevo comunicado

12.11

Permite a las personas que recibieron copia realizar observaciones sobre el documento recibido.

12.12

Permite a los destinatarios visualizar los documentos o comunicaciones recibidas

12.13

Permite al destinatario visualizar la información de radicación y el documento digital de cada comunicación recibida.

12.14

Permite al destinatario aceptar la comunicación, rechazar la comunicación o trasladarla a otro funcionario que considere es competente.

12.15

Permite Organizar y/o clasificar los documentos asociados con la comunicación a un expediente determinado, identificando la tipología documental del documento y registrando los metadatos asociados con el documento.

12.16

Permite generar respuesta al remitente de la comunicación, asociando la información del comunicado de entrada y documentos que se agreguen.

Permite tener un registro de remitentes externos.

12.17

Permite ver el historial de los traslados que ha tenido el documento.

12.18

Permite ver las observaciones que han realizado las personas que recibieron copia del documento.

12.19

Permite que la persona que tiene el rol para el manejo de rechazos reciba los documentos rechazados y pueda redireccionarlos al funcionario apropiado.

12.20

Permite registrar las comunicaciones digitales recibidas vía correo electrónico. Asigna un consecutivo único a dichas comunicaciones.

12.21

Permite anular radicados y registrar las razones u observaciones relacionadas con la anulación.

12.22

Permite definir flujos específicos para determinados tipos documentales.

12.23

Permite identificar el tipo documental en la ventanilla de radicación y permite identificar el flujo específico que se va a ejecutar para un determinado tipo documental.

12.24

Permitir la parametrización de áreas usuarias, empresas de mensajería, recorridos, usuarios por área, recorridos, unidades de conservación. 

12.25

Para soportar situaciones de contingencia u otras que defina la organización permite generar radiaciones a partir información en un archivo Excel donde se han registrado radicación de documentos. Esta funcionalidad es opcional y depende de los procesos establecidos por cada organización para el manejo de la contingencia.

12.26

Genera la plantilla de distribución de la correspondencia física de entrada

12.27

Permite anexar varios archivos digitales a un mismo número de radicado

12.28

El sistema permite agregar documentos que han olvidado incluir en un radicado siempre y cuando el destinatario no haya terminado la tarea de "gestionar documento"

Permite  separar el documento radicado en múltiples documentos para ser enviados a otro sistema o para ser clasificados en un expediente determinado.

13

Correspondencia de salida

13.1

Permite radicar la correspondencia de salida registrando la siguiente información: fecha de recepción, nombre de receptor, cargo, tipo de radicación, tipo de documento, área destino, área remitente, destinatario, remitente, unidad de conservación, número de origen, recorrido, numero de folios, asunto, anexos, ubicación rótulo.

13.2

Genera un número de radicado único con la estructura definida por la entidad. El número de radicado lo genera en texto y en código de barras.

13.3

Genera rótulo con el número de radicado en texto y en código de barras.

13.5

Permite el cargue masivo de los documentos radicados digitalizados y permite realizar la indexación automática por código de barras.

13.6

Permite el cargue masivo de los documentos radicados digitalizados y permite realizar indexación manual.

13.8

Permite al radicador seleccionar el “Courier” de salida a una hora determinada de manera que todos los documentos radicados de salida y pendientes de envío se asignen para su distribución a la empresa de mensajería o  “Courier” seleccionado.

13.9

Permite que el “Courier” registre el resultado de la distribución de cada documento y en caso de que sea “Exitosa” registre la fecha de entrega y el número de entrega en caso de que sea “Fallida” registre la causa.

13.10

Permite genera informes de documentos entregados al Courier y contabilizaciones de cumplimiento y entregas.

14

Correspondencia Interna

14.1

Permite radicar la correspondencia interna registrando la siguiente información: fecha de recepción, nombre de receptor, cargo, tipo de radicación, tipo de documento, área destino, área remitente, destinatario, remitente, funcionarios copiados, unidad de conservación, número de origen, recorrido, numero de folios, asunto, anexos, ubicación rótulo.

14.2

Genera un número de radicado único con la estructura definida por la entidad. El número de radicado lo genera en texto y en código de barras.

14.3

Genera rótulo con el número de radicado en texto y en código de barras.

14.5

Permite el cargue masivo de los documentos radicados digitalizados y realiza la indexación automática por código de barras.

14.6

Permite el cargue masivo de los documentos radicados digitalizados y permite realizar indexación manual.

14.7

Direcciona el documento a la persona definida como destinatario de los documentos. Los destinatarios autorizados son definidos previamente en el sistema. Direcciona también los documentos a las personas que reciben copia.

14.8

Permite a las personas que recibieron copia realizar observaciones sobre el documento recibido.

14.9

Permite al destinatario visualizar la información de radicación y el documento digital.

14.10

Permite al destinatario aceptar el documento, rechazar el documento o trasladar a otro funcionario el documento.

14.11

Permite Clasificar el documento en un expediente determinado por medio de sus metadatos.

14.12

Permite generar respuesta al remitente del documento.

14.13

Permite ver el historial de los traslados que ha tenido el documento.

14.14

Permite ver las observaciones que han realizado las personas que recibieron copia del documento.

14.15

Permite que la persona que tiene el rol para el manejo de rechazos pueda           redireccionar el documento al funcionario apropiado.

15

Administración y control

15.1

Permite definir el tiempo de ejecución de cada tarea del proceso de correspondencia.

15.2

Permite definir las alertas o alarmas que se enviarán vía mail a los usuarios cuando se alcancen tiempos límite en la ejecución de cada tarea del proceso.

15.3

Permite definir tiempo límite o plazo para realizar la gestión por tipo documental de manera que se controle el cumplimiento de las normas asociadas a la gestión de determinados documentos.

15.4

Permite definir la plantilla o formato de correo que se enviará a cada destinatario.

15.5

Permite a cada usuario ver el estado en que se encuentra cada comunicado recibido, según los tiempos definidos, mostrando un semáforo que indica si está dentro del tiempo definido para su trámite, si se encuentra a punto de vencerse o si se ha pasado en tiempo establecido para realizar la gestión.

15.6

Permite escalar la alarma cuando se alcancen los tiempos límite.

15.7

Genera indicadores de estado y periódicos de los comunicados recibidos, que incluyen:

·       Comunicados en trámite en una fecha determinada

·       Comunicados en trámite por responsable

·       Comunicados cerrados en un periodo terminado

·       Comunicados recibidos en un periodo determinado

15.8

Provee trazabilidad detallada sobre la gestión que se hace a cada documento recibido

16

Consultas y reportes

16.1

Provee consultas generales sobre radicados de entrada, internos y de salida, facilitando filtrar la información por: número de radicado, receptor, remitente, tipo de radicación, anulado, fecha de la radicación.

16.2

Proveer consultas específicas por usuario de los documentos radicados de entrada, internos y de salida y otros.

16.3

Permitir generar reportes en PDF y en Excel

16.4

Permite consultar la fecha hora y Courier que entrego un documento.

17

Exportación e Importación de expedientes

17.1

Permite exportar expedientes en formato XML.

17.2

Permite exportar un expediente con sus metadatos.

17.3

Permite exportar los documentos que contenga el expediente incluyendo el índice electrónico y los respectivos metadatos asociados a cada documento

17.4

Permite exportar la imagen asociada a cada documento perteneciente al expediente

17.5

Permite importar un expediente en una serie seleccionada

17.6

Permite importar los metadatos asociados al expediente.

17.7

Permite importar los documentos asociados al expediente con sus respectivos metadatos

17.8

Permite importar la imagen asociada a cada documento del expediente

18

Radicación de Correos electrónicos

18.1

Permite realizar la configuración de uno o varios buzones empresariales para la radicación de correos.

18.2

Por medio del buzón empresarial, permite realizar la radicación e indexación automática de correos electrónicos, asignando un número único de radicación acorde con el prefijo y consecutivo definido para el  buzón o ventanilla de radicación.

18.3

Permite enviar un mensaje al remitente del correo en el cual se notifica que la radicación se realizó con éxito, incluyendo la fecha y numero de radicación que le fue asignado.

18.4

Permite enviar un mensaje al remitente del correo en caso de que no sea posible radicar el correo.

18.5

Permite indexar automáticamente la radicación del correo, incluyendo los archivos adjuntos que éste contenga.

18.6

Permite la asignación del proceso al destinatario del correo para su respectiva gestión

18.7

Permite dar respuesta a un correo radicado, enviando un mensaje con la respectiva respuesta y los archivos que sean adjuntados.

19

Servicios de interoperabilidad con otros sistemas

19.1

Servicio web para radicar documentos en Docma desde otro sistema

19.2

Servicios web para enviar expedientes electrónicos desde Docma a otro sistema

19.3

Servicios web para consultar expediente en Docma desde otro sistema

19.4

Servicios web para consultar documentos en Docma desde otro sistema

19.5

Servicios web para actualizar la estructura documental series, subseries, tipos documentales.

20

Flujos documentales

20.1

La creación, administración y ejecución de flujos de trabajo está soportada en la herramienta BPMS IBM. 

20.2

Los procesos archivísticos que conforman Docma están construidos en la herramienta BPMS IBPM (Las características de IBPM se presentan en el documento “IBPM – Detalle funcional”)

21

Visor de imágenes

21.1

Permite visualizar la imagen anexa al documento, el visor soporta archivos PNG, JPG, PDF, PDF/A, archivos de Office entre otros

21.2

Permite visualizar una a una las páginas del archivo, avanzar o devolver página y seleccionar o saltar a una página deseada

21.3

Permite minimizar y maximizar la imagen – Zoom

21.4

Permite rotar la imagen

21.5

Permite convertir archivos de Office y PDF a PDF/A

21.6

Permite descargar el archivo validando la autorización

21.7

Permite anexar archivos digitales desde una ruta local o desde el escáner

21.8

Permite saltar archivos

21.9

Permite buscar palabras en el documento

21.10

Permite ver las propiedades del  documento

21.12

Permite firmar el documento digital

22

Otros

22.1

Permite parametrizar las ventanillas de la entidad, asigna el prefijo que será parte del número de radicado

22.2

Permite parametrizar unidades de conservación de los documentos

22.3

Permite parametrizar los recorridos de correspondencia