No.

Funcionalidad iBPM

1.0.0

Modelamiento y Ejecución de Procesos

1.1.0

Diseñador Gráfico

1.1.1

Permite el modelamiento gráfico de los procesos.

1.1.2

Permite la definición de todos los elementos del proceso: tareas, dependencias, patrones, documentos, roles, reglas de flujo, eventos y demás.

1.1.3

Permite el diseño y modelado de procesos con notación estándar BPMN 2.0

1.1.4

Permite diseñar los flujos de trabajo mediante acciones de "Drag and Drop", tomando las figuras de una paleta que contiene los íconos de la notación BPMN y llevándolas a una zona de diseño.

Permite hacer zoom y definir el tamaño de la zona de diseño.

1.1.5

Permite ver gráficamente las tareas ejecutadas, tareas en ejecución y tareas por ejecutar de un proceso.

1.1.6

Permite ver el modelo BPMN del proceso, resaltando las tareas ejecutadas y tareas asignadas.

1.1.7

Permite el almacenamiento de diseños en un repositorio, 

1.1.8

Permite exportar el modelo BPMN 

1.1.10

Permite actualizar o crear flujos sobre flujos base o ya generados.

1.2.0

Motor de ejecución de procesos

1.2.1

Administra la ejecución de diferentes instancias de un proceso a través de un entorno de ejecución o “engine” que controla la ejecución de las diferentes tareas y eventos que conforman cada proceso.

1.2.2

Permite establecer la unidad de tiempo en días, horas, minutos, cuando se definen los conteos de tiempo para los eventos de tiempos, las alertas y los escalamientos.

1.2.3

Controla las herramientas informáticas que disponen para ejecutar las actividades o tareas humanas y proporciona mecanismos para lanzar automáticamente la ejecución de estas en el momento en que son requeridas para su ejecución.

1.2.4

Permite la ejecución de la herramienta, aplicación o servicio asociada con cada tarea.

1.2.5

Controla, al interior del proceso, el estado del objeto que fluye y se transforma.

1.2.6

Controla el direccionamiento del flujo mediante la evaluación de las condiciones de flujo o de direccionamiento, definidas en la construcción del proceso mediante reglas de negocio.

1.2.7

 Controla tiempos de ejecución de las actividades y envía alarmas.

1.2.8

Ejecuta las alarmas mediante el envío de correo electrónico ante situaciones como: la tarea ha finalizado, ha transcurrido un tiempo determinado después de que la tarea ha llegado a un estado

específico, la duración de la tarea ha sobrepasado un porcentaje determinado del tiempo estimado para su ejecución.

1.2.9

Valida las condiciones de terminación definidas para la tarea antes de permitir la finalización de la misma, que incluye: documentos requeridos, registro de campos obligatorios, condiciones de flujo.

1.2.10

Permite acceder a repositorios de datos, dentro del proceso de ejecución de la lógica de negocio plasmada en el proceso. 

1.2.11

Maneja la asignación de tareas a los usuarios de acuerdo con los criterios definidos, manejar los tiempos de atención de la tarea y ejecuta las notificaciones.

1.2.12

Retira de la lista de tareas pendientes del usuario las tareas que van siendo ejecutadas. 

1.2.13

Controla la ejecución de las diferentes tareas que conforman un proceso de acuerdo con las condiciones de flujo definidas. 

1.2.14

Controla que un usuario solo pueda ejecutar acciones en el flujo de trabajo si tiene cuenta para autenticarse y tiene asignado un rol en un proceso.

1.2.15

Permite visualizar gráficamente en notación BPMN un proceso definido en el sistema.

1.2.16

Permite en la ejecución de una tarea anexar documentos digitales y permite su organización en la estructura documental definida

1.2.17

Permite que dentro de una tarea se asocien documentos, fotos, hipervínculos o links de páginas web, como datos adjuntos. Estos documentos se incluirán en el expediente apropiado según la definición hecha. 

1.2.18

Genera cartas y formatos en PDF utilizando información de un formulario e información fija establecida en una plantilla.

1.2.19

Aplica las políticas de seguridad y control de acceso de la tarea.

1.2.20

Permite que un usuario acceda a las tareas que tiene asignada para que las pueda atender por medio de una interfaz web o por otros canales de interacción.

1.2.21

Permite la atención de tareas usando APIs o Servicios Web.

1.2.22

Permite la adición de archivos adjuntos a la tarea.

1.2.23

Asigna Id únicas y de manera automática a las instancias de los procesos.

1.2.24

Controla la participación de asignando de las tareas a los diferentes roles y usuarios definidos en el proceso.

1.2.25

Informa a cada usuario responsable de la ejecución de tareas, las tareas que tienen pendientes por ejecutar.

1.2.26

Asigna las tareas para su ejecución a los responsables definidos utilizando métodos de asignación por balanceo, turno o fijos.

1.2.27

Muestra la información de las tareas pendientes del usuario, que incluye: Identificación de la instancia del proceso, Nombre del proceso, Nombre de la tarea, Estado de la tarea (asignada, En ejecución), Fecha del estado, Indicador de alarma.

1.2.28

Administra y realiza seguimiento a las acciones secuenciales y paralelas del proceso.

1.2.29

Controla e interactúa con las instancias del proceso (creación, activación, suspensión y finalización).

1.2.30

Cuenta con un espacio unificado de trabajo tipo bandeja de entradas de tareas.

1.2.31

Permite definir tiempos de duración de cada una de las tareas del proceso y permite registrar la estimación del tiempo aproximado de duración de la tarea, así como su costo o formula de cálculo del costo.

1.2.32

Permite que terceros (proveedores, entidades vigiladas) participen en la ejecución de un proceso de acuerdo con las autorizaciones dadas.  

1.2.33

Facilita que los componentes de implementación o servicios a través de los cuales se ejecutan las tareas puedan a su vez Invocar Servicios Web e invocar el envío o la recepción de Eventos.

1.3.0

Diseño del proceso

1.3.1

Permite definir procesos organizacionales.

1.3.2

Permite controlar la entrada de un proceso en producción.

1.3.3

Permite asociar un formulario creado con el generador de formularios como una herramienta servicio o aplicación mediante la cual se ejecuta una tarea de un proceso.

1.3.4

Permite que formularios desarrollados sin el componente "Forms Generator” puedan interactuar en el proceso.

1.3.5

Incluye un generador de formularios que permite definir la interfaz de usuario con base en datos y reglas de negocio para automatizar tareas operativas.

1.3.6

Crea instancias automáticas de los procesos, asignando un número único a cada instancia del proceso.

1.3.7

Maneja distribución por carga de trabajo.

1.3.8

Maneja distribución por turnos o cíclica.

1.3.9

Maneja distribución por responsable fijo.

1.3.10

Permite registrar logos corporativos. 

1.3.11

Permite definir el tiempo estimado de ejecución de cada tarea. 

1.3.12

Permite definir un proceso como un subproceso o parte de otro proceso.

1.3.13

Permite crear eventos de inicio, intermedios y finalización de un proceso.

1.3.14

Incluye un componente constructor que permita la creación de modelos de proceso, definición de reglas de flujo, definición de indicadores clave de desempeño, definición de subprocesos y diseño de interfaces de usuario.

1.3.15

Permite configurar las dependencias o arcos de flujo entre las tareas y/o subprocesos de un proceso. 

1.3.16

Permite definir las condiciones o reglas de negocio que determinan la finalización de una tarea y el flujo a la tarea, subproceso o tareas siguientes del proceso.

1.3.17

Permite definir las condiciones de flujo dentro del proceso con base en variables generales “rio de datos” y datos registrados o calculados en los campos de los   formularios. 

1.3.18

Permite definir el “objeto del proceso” (ítem de trabajo o “token”) que va a ser procesado o transformado a través del proceso mediante aplicaciones, servicios o herramientas que serán invocadas en las diferentes tareas que conforman el proceso. 

1.3.19

Permite definir las condiciones o reglas de negocio mediante el uso de expresiones lógicas.

1.3.20

Permite definir a cada tarea una etapa del proceso que ayudan al usuario final a determinar durante el proceso en qué etapa o estado se encuentra.

1.3.21

Permite definir los patrones lógicos AND, OR y XOR para controlar condiciones de flujo entre una tarea y varias tareas destino o entre varias tareas y una tarea destino.

1.3.22

Permite definir las alarmas y alertas desde diversos puntos de un proceso a partir de eventos y/o cumplimiento de reglas específicas entre otros. La alarma se envía vía correo electrónico.

1.3.23

Permite definir las alarmas asociadas a eventos de la tarea (inicio, ejecución, finalización de la tarea).

1.3.24

Permite definir las alarmas asociadas el tiempo estimado de duración de la tarea.

1.3.25

Permite definir el medio de comunicación por el cual se enviará la alarma, el estado en que debe estar la tarea para ejecutar la alarma, el número de días en que la alarma debe generarse a partir del momento en que la tarea fue ejecutada. 

1.3.26

Permite definir la configuración asociada con el mail de aviso que incluye nombre de remitente, nombre destinatario, dirección de e-mails, asunto del e-mail y cuerpo del mensaje o contenido que se va a notificar. 

1.3.27

Distingue entre procesos y trámites.  Un mismo trámite puede iniciar dos procesos diferentes o iniciar un proceso y terminar en otro proceso.

1.3.28

Permite configurar los festivos pertenecientes de un mes y año determinado, mediante selección de la una casilla correspondiente al día festivo en un calendario que puede se puede asociar a un proceso y usuarios y a un periodo de tiempo. Esto facilita el cálculo de tiempo en la determinación de vigencias o términos de tiempo. 

1.3.29

Permite definir los documentos que podrán adjuntarse en cada tarea, indicando si un documento es obligatorio dentro de una tarea.

1.3.30

Permite iniciar la instancia de un proceso basado en datos y/o eventos externos.

1.3.31

Permite definir las tareas que conforman cada uno de los procesos. 

1.3.32

Permite definir duración estimada de las tareas y en consecuencia determina plazo máximo y mínimo de ejecución de un proceso.

1.3.33

Permite que a cada tarea o actividad del proceso se le asocie un componente de implementación o herramienta de ejecución.

1.3.34

 Los componentes de implementación pueden ser Actividades Humanas, Servicios Web, Subprocesos, Envío o Recepción de Eventos.

1.3.35

Permite la creación de Objetos o entidades de Negocio que representen la información que se gestiona dentro del proceso.

1.3.36

Permite asociar a las actividades humanas un tiempo máximo de ejecución para controlar cuánto se esperará por cierta interacción del usuario final.

1.3.37

Permite definir el rol que ejecuta una tarea y los documentos que se deben adjuntar o capturar en la tarea. 

1.3.38

Permite que las tareas se atiendan por servicios web. 

1.3.39

Permite definir los documentos que se deben o se pueden capturar indicando para cada uno la serie documental, el tipo documental al que pertenece y el formato.

1.3.40

Permite definir el tipo de tarea (manual, automática, terminal, especial).

1.3.41

Permite definir el tiempo estimado para la ejecución de una tarea, el tiempo para el cual se genera un evento de alerta preventiva, el tiempo para el cual se genera una alerta de vencimiento. Permite definir si existe escalamiento en la alerta preventiva y/o en la alerta de vencimiento.

1.3.42

Permite desde el modelador ajustar un proceso y/o generar uno nuevo.

1.3.43

Permite la definición de roles

1.3.44

Permite construir herramientas para soportar la ejecución de las diferentes tareas mediante la creación de formularios usando el software de generación de formularios denominado “Forms Generator”.

1.3.45

Permite definir la herramienta mediante la cual se ejecuta cada tarea.

1.3.46

Permite definir las herramientas, servicios o aplicaciones a través de las cuales se realizan las operaciones específicas de las tareas. 

1.3.47

Permite unir o relacionar tareas a través de elementos de control de flujo.

1.3.48

Permite incluir una descripción de cada uno de los elementos que conforman la definición de un proceso y permite generar un reporte en Excel con la documentación del proceso.

1.3.49

Incluye validaciones en la definición de cada uno de los componentes de un proceso y realiza validaciones de la existencia de arcos de flujo entre las diferentes tareas. Valida la existencia mínima de eventos de inicio y finalización. 

1.4.0

Notificación del proceso

1.4.1

Las funciones de notificación pueden ser habilitadas e inhabilitadas por los administradores del sistema.

1.4.2

Permite notifica a los responsables por correo electrónico.

1.4.3

Permite notifica a los usuarios específicos por correo electrónico.

1.4.4

Permite la generación de plantillas para el envío de correo electrónico.

1.4.5

Notifica y/o escala cuando la tarea de un proceso ha superado el tiempo límite definido para su ejecución.

1.4.6

Alerta a usuarios asignados a una tarea cuando se cumplan condiciones de interés que incluyen un tiempo determinado que ha transcurrido desde la asignación de una tarea, el vencimiento del tiempo estimado de ejecución, la terminación de la tarea. 

1.4.7

Permite la definición de notificaciones y/o recordatorios multicanal (email, sms) cuando suceden eventos en las tareas tales como asignada, completada o en error, próxima a vencerse.

1.4.8

Las notificaciones se configuran para que se envíen los datos adjuntos de la tarea.

1.4.9

Permite maneja acciones personalizadas de escalamiento.

1.4.10

Permite que el escalamiento sea según una definición estándar.

1.4.11

Usa alertas de notificación a los participantes responsables de los pasos del proceso.

1.4.12

Puede notificar inmediatamente a los usuarios cuando un evento predefinido de notificación ocurre.             

1.5.0

Administración del proceso

1.5.1

El administrador del proceso puede delegar derechos de administración a los usuarios. 

1.5.2

Permite realizar consultas de los roles que tiene un usuario dentro del sistema.

1.5.3

Permite consultar el conjunto de documentos que se adjuntaron en las diferentes tareas durante la ejecución de un proceso.

1.5.4

Se puede adicionar la autenticación de usuarios externos en un proceso 

1.5.5

Permite Redistribuir tareas de un usuario a otro, teniendo presente que deben estar en el mismo rol.

1.5.6

Permite terminar de manera forzosa un proceso que esté en ejecución, derivado de una decisión administrativa facilitando el registro de la misma.

1.5.7

Permite que el cierre forzoso se realice de manera masiva cerrando procesos y tareas abiertas.

1.6.0

Colaboración

1.6.1

Permite ingresar documentos en las diferentes tareas del flujo de un proceso.

1.6.2

Permite anexar documentos al proceso desde el evento de inicio

1.6.3

Permite agregar metadatos a los documentos 

1.6.4

Permite organizar los documentos en un expediente determinado de la estructura documental de la organización. 

1.6.5

Permite definir la obligatoriedad de los documentos que se deben anexar en cada tarea y permite definir el tamaño máximo que se puede almacenar, así como el formato.

1.6.6

Permite la firma electrónica de los documentos

1.6.7

Permite compartir los documentos dentro de una instancia del proceso.

1.6.8

Guarda los documentos en un repositorio de documentos acorde con la organización del archivo.

1.7.0

Reglas de Negocio

1.7.1

Maneja árboles de decisión para definir las condiciones de flujo.

1.7.2

Permite la definición de reglas con base en los datos del proceso. 

1.7.3

Facilita la definición y el mantenimiento de las reglas de negocio mediante una interfaz gráfica intuitiva.

1.7.4

Permite la definición de reglas de negocio de tipo Inferencia facilitando la formulación de campos de un formulario mediante la ejecución de expresiones lógicas que incluyen operadores booleanos, operadores lógicos, campos del formulario, variables y funciones.

1.7.5

Permite la definición de reglas de negocio de tipo Cálculo, facilitando la formulación de campos de un formulario mediante expresiones matemáticas que incluyen: operadores, funciones, variables, campos del formulario y agrupaciones de los mismos.

1.7.6

Permite la definición de reglas de negocio de tipo Asignación. 

1.7.7

Permite incluir funciones, campos y variables en la definición de las reglas.

1.7.8

Permite la ejecución de las reglas de negocio en diferentes tiempos de ejecución: antes del cargue, antes de guardar, antes de terminar una tarea, luego de guardar, inmediatas luego de diligenciar un campo del formulario.

1.7.9

Maneja árboles de decisión para definir las reglas que deben cumplir los datos en los formularios.

1.8.0

Componente de interconexión

1.8.1

Permite integrar aplicaciones externas mediante el uso de servicios web, facilitando el registro de los mismos en el sistema.

1.8.2

 Incluye un componente para registrar servicios web.

1.9.0

Conexiones entre procesos

1.9.1

Transfiere datos entre procesos (herencia, padre - hijo)

1.9.2

Permite conexiones sincronizadas (espera la finalización de un proceso hijo)

1.9.3

Permite conexiones asincrónicas (los procesos hijos son ejecutados independientemente)

2.0.0

Administración de la seguridad

2.1.0

Autenticación y Autorización

2.1.1

Maneja un componente de seguridad para controlar la autenticación y autorización al sistema. 

2.1.2

Permite definir los usuarios del sistema registrando información de contacto e información de la estructura de la organización que incluye Identificación, Nombre, Correo, Teléfono, Dirección, Oficina, Ciudad, País, Departamento, Compañía, Área, Cargo, Estado.

2.1.3

Permite la autenticación a través de los usuarios del Directorio AD (LDAP).

2.1.4

Permite definir los niveles de autorización a funcionalidades de consultas, actualizaciones y/o borrado.

2.1.5

Permite el manejo de contraseñas encriptadas y permite parametrizar el control de intentos.

2.2.0

Perfiles de usuarios

2.2.1

Permite la definición y actualización de perfiles y grupos de usuarios.

2.2.2

Permite definir niveles de autorización a un usuario individual sin asociarlo a un perfil o grupo.

2.2.3

Permite definir roles para los responsables de ejecución de las diferentes tareas que conforman un proceso.

2.2.4

Permite asociar uno o varios usuarios a un rol. 

2.2.5

Maneja un único identificador para cada usuario.

2.2.6

Permite el control de sesiones de usuario y en consecuencia el monitoreo de los usuarios activos en un momento dado e igualmente la generación de reporte de control. 

2.2.7

Controla el acceso a los usuarios únicamente para las opciones autorizadas.

2.2.8

Lleva un log de accesos al sistema y permite su consulta.

2.2.9

Permite registrar en un log de auditoria la información capturada, eliminada o actualizada en las diferentes tareas que incluye:  fecha de registro, instancia, nombre del proceso, No de tarea y nombre de tareas, responsable ejecutor, dirección IP, Nombre del atributo o campo, valor del atributo actual y anterior la fecha de registro y la acción ejecutada como ingreso o modificación. Permite su consulta.

2.2.10

Permite identificar a que grupos pertenece un usuario del sistema

2.2.11

Maneja estados de activo e inactivo para los usuarios.

2.3.0

Manejo de Roles

2.3.1

Provee mecanismos de integración con directorio de Microsoft para autenticación de usuarios (AD de funcionarios).

2.3.2

Maneja roles que aplican a todo el sistema.

2.3.3

Permite que un usuario tenga uno o muchos roles.

2.3.4

Restringe el acceso a un usuario a la ejecución de tareas de un proceso de acuerdo con los roles que desempeñe en el proceso.

3.0

Administración

3.1

Permite la definición de perfiles de administración.

3..2

Permite que varios usuarios realicen tareas de administración dependiendo de la estructura interna de la entidad 

3..3

Provee herramientas para facilitar la administración, que incluye: Monitor de procesos, histórico de acciones o trazabilidad, logs de auditoria, logs de acceso, consultas de estado y consultas de extracto.

4.0.0

Administración de Formularios

4.1.0

Diseño

4.1.1

Provee un componente para la generación de formularios que facilitan el diseño de la interfaz de usuario.

4.1.2

Permite ajustar los formularios de la interfaz de usuario sin que se afecte el proceso.

4.1.3

 Permite el uso de formularios construidos sin el generador de formularios.

4.1.4

Permite generar formularios de captura y actualización y formularios de consulta. 

4.1.5

Permite asociar los campos del formulario con los atributos de la base de datos.

4.1.6

Permite definir características propias de los componentes (Tamaño, ubicación, formato obligatorio, consulta) y permite incluir “tooltips” para describir los campos.

4.1.7

Muestra en los eventos de carga de archivos un indicador gráfico de avance.

4.1.8

Permite definir los datos del proceso que van a ser manejados dentro del formulario y permite las transformaciones correspondientes de los datos acorde con la ejecución del proceso. 

4.1.9

Maneja etiquetas de texto para los campos y permite su ubicación acorde con las necesidades.

4.1.10

Usa acciones “Drag and Drop” en el diseño de formularios.

4.1.11

Permite definir los mensajes de alerta que se presentan en las validaciones de los campos. 

4.1.12

Los campos de datos pueden alinearse (Ej. izquierda, derecha o centro).

4.1.13

Las plantillas o páginas son ajustables a la resolución del navegador cliente.

4.1.14

Muestra el número total de páginas y número de la página actual en los resultados de las búsquedas.

4.1.15

Presenta ayuda en línea para orientar en el uso de la interfaz.

4.1.16

Permite ajustar la imagen y colores acorde con las definiciones institucionales, incluyendo colores establecidos para el modelo BPMN.

4.1.17

Los formularios o Interfaces de usuario son componentes reutilizables dentro del catálogo de negocio.

4.1.18

Maneja secciones colapsables.

4.1.19

Facilita la realización de cómputo de campos con base en la información registrada en la base de datos.

4.1.20

Facilita la realización de cómputo de datos capturados en el formulario previo al almacenamiento en la base de datos.

4.1.21

Permite definir filtros para las listas desplegables con base en otros campos del formulario.

4.1.22

 La generación de estos formularios es WYSIWYG (“Lo que hace es lo que ve”).

4.2.0

Formatos

4.2.1

Permiten incluir en los formularios los siguientes tipos de presentación de datos: Texto de entrada, área de texto, área de texto enriquecida, fecha, campo de selección, lista de selección, botones de selección, tablas, enlaces a formularios, enlaces a otros formularios, enlaces condicionales a otros formularios, etiquetas, envío de mail, cargue Excel, botones de búsqueda, botones de refresco.

4.2.2

Maneja diferentes formatos e incluye el manejo de formatos de moneda, fecha, con prefijos, numéricos, decimales y otros.

4.2.3

Maneja operadores como Menor, Mayor, Igual, Diferente, Menor o Igual, Mayor o Igual, Y, O, NO en las validaciones o reglas de negocio sobre los campos incluidos.

4.2.4

Permite definir formatos para los campos de las tablas que se despliegan en los formularios.

4.3.0

Tablas

4.3.1

Permite definir tablas de datos en los formularios.

4.3.2

Realiza transformación de los datos para presentarlos.

4.3.3

Permite definir componentes tipo filtro para las tablas.

4.3.4

Permite definir los nombres de las columnas y el orden de presentación.

Permite ordenar los datos por la columna seleccionada.

4.3.5

4.3.6

Maneja paginación en las tablas como facilidad de visualización.

4.3.7

Permite definir o seleccionar el número de filas que se despliegan de una tabla Maneja filas con colores variables para mejorar visualización.

4.3.8

4.3.9

Permite ir a una página determinada de una tabla. 

4.3.10

Permite ordenamiento ascendente y descendentemente por nombres de columna en grillas Permite incluir filtros para los datos que se van a desplegar en las tablas.

4.3.11

4.3.12

Permite incluir filtros de búsqueda en una tabla sin que el campo del filtro haga parte de la tabla

4.4.0

Botones de acción

4.4.1

Permite usar múltiples formularios en la herramienta que soporta la ejecución de una tarea de un proceso a los cuales se pueden acceder por medio de botones o hipervínculos.

4.4.2

Permite usar botones para iniciar acciones predefinidas. 

4.4.3

Incluye botones de acción predefinidos: Guardar, consultar, terminar tarea, refrescar, limpiar, borrar.

4.5.0

Validación de Datos

4.5.1

Permite incluir validadores de la información, teniendo en cuenta requisitos específicos del proceso.

4.5.2

Realiza validaciones sintácticas y semánticas.

4.5.3

Permite controlar número de caracteres permitidos por campo a través de expresiones regulares.

4.5.4

Valida tipo de datos numérico, texto, fecha, alfanumérico, moneda, códigos preestablecidos.

4.5.5

Valida formato: fechas, texto, numérico entero, numérico decimal.

4.5.7

Valida la existencia de datos. 

4.5.8

Notifica a los usuarios errores específicos en los datos.

4.5.9

Permite validar longitud campo, tipo de dato (Entero, Real, Texto, Fecha, moneda, decimal) y características sintácticas. 

4.5.10

Valida relaciones entre campos.

4.5.11

Valida campos obligatorios.

4.5.13

Permite que las opciones seleccionables de un campo dependan de otros campos en el mismo formulario.

4.5.14

Permite que la protección o no disponibilidad de un campo dependa de los valores de otro campo en el mismo formulario.

4.5.15

Permite definir validaciones con gramáticas para el control de la información diligenciada al formulario.

4.6.0

Enlaces de Datos

4.6.1

Permite enlazar múltiples formularios para la atención de una tarea o actividad.

4.6.2

Interactúa con bases de datos de negocio.

4.6.3

Le da persistencia a la información del proceso en tiempo de ejecución.

4.6.4

Permite que opciones seleccionables dentro de un campo dependan de datos en la base de datos.

5.0

Administración de Entidades de datos / objetos

5.1

Permite definir entidades básicas asociadas con objetos representados en la base de datos

5.2

Permite definir entidades plus o entidades complejas que representan objetos complejos que agrupan diferentes entidades básicas u objetos simples

5.3

Permite descubrir los datos para la generación de formularios

6.0

Simulación

6.1

Permite simular la ejecución de un proceso en un entorno genérico usando formularios construido con base en objetos “Genéricos” en cuyo caso es posible simular la ejecución sin guardar datos y sin flujo de información entre tareas.

6.2

Permite simular la ejecución de un proceso en un entorno real usando formularios construidos con base en entidades “Reales” en cuyo caso es posible simular la ejecución guardando datos y con flujo de información entre tareas  

6.3

Permite simular la ejecución de un proceso en un entorno real sin datos usando formularios construidos con base en entidades “Reales” en cuyo caso es posible simular la ejecución sin guardar datos y sin flujo de información entre tareas 

7.0.0

Portal del proceso

7.1.0

Visualización de las tareas pendientes

7.1.1

Presenta la lista de tareas pendientes de ejecución y permite configurar el objeto que se presenta.

7.1.2

La interfaz web permite filtrar las tareas por diferentes criterios como fechas, proceso y permite generar un reporte de las mismas.

7.1.3

Presenta un resumen al usuario de las tareas asignadas y las tareas en ejecución indicando mediante un semáforo las tareas con alarma preventiva y tareas con alarma de atrasadas.

7.1.4

Permite visualizar el estado actual de un proceso

7.1.5

Retira las tareas que son ejecutadas por el usuario de su bandeja de tareas.

7.1.6

Los usuarios pueden buscar las tareas que tienen pendientes de realizar por diferentes filtros.

7.1.7

Los usuarios pueden buscar las tareas por los nombres de los procesos, número de instancia, fecha, nombre de la tarea, estado de la tarea.

7.2.0

Iniciación del proceso

7.2.1

Permite iniciar un proceso mediante un evento de inicio conformado por un formulario.

7.2.2

Permite iniciar un proceso mediante una opción del menú.

7.2.3

Permite iniciar un proceso mediante un evento de tiempo.

8.1.0

Monitoreo del proceso

8.1.1

Permite realizar un monitoreo de las instancias en ejecución o terminadas de los procesos mediante la ejecución de consultas.

8.1.2

Permite consultar por proceso información de las instancias de los procesos ejecutadas o en ejecución incluyendo fecha de inicio, fecha de terminación, estado, porcentaje de ejecución, instancias padres si es un subproceso de otro proceso, instancias hijas si incluye subprocesos. Permite filtrar instancias de procesos por: número de instancia de proceso, estado del proceso (terminado, en ejecución), responsable, por tarea ejecutada o en ejecución, con alarma y por periodo de tiempo.

8.1.3

Permite consultar por responsable información de las tareas de un proceso determinado ejecutado por un responsable determinado. Permite filtrar por periodo de tiempo. 

8.1.4

Permite consultar indicadores de flujo que muestran el número de instancias de procesos en ejecución y terminados, así como el tiempo promedio de ejecución de cada proceso.  Permite filtrar por: nombre de proceso, nombre de tarea, estado del proceso (terminado, en ejecución), responsable, con alarma y por periodo de tiempo.

8.1.5

Permite consultar indicadores de tareas que muestran el número de tareas asignadas, en ejecución y terminadas, así como el tiempo promedio de ejecución y de terminación de cada tarea. Además, incluye el número de tareas con alarma.  Permite filtrar y combinar filtros por: nombre de proceso, número de instancia, nombre de tarea, estado del proceso (terminado, en ejecución), responsable, tareas con alarma y por periodo de tiempo.

8.1.6

Permite consultar instancias de proceso cuyo objeto WorkFlow tiene un valor determinado.

8.1.7

Permite consultar por el estado del proceso.

8.1.8

Permite consultas por responsable, por tiempo de espera, ejecución y terminación.

8.1.9

Permite consultar por acciones completadas de un proceso. 

8.1.10

Permite consultar por acciones pendientes dentro de la instancia de un proceso.

Permite consultar sobre el estado actual de una actividad en cualquier punto del recorrido, lo que incluye: usuario que la tiene asignada, hora de asignación, hora de ejecución, hora de terminación.

8.1.11

8.1.12

Permite consultar un comparativo de los tiempos reales de ejecución vs los tiempos estimados de las tareas.

8.1.13

Incluye gráficos de las consultas en diferentes formatos que incluyen: barras, tortas, curvas

9.0

Registro de Auditorias

9.1

Registra un log de auditoria de todos los datos ingresados o actualizados en cada una de las tareas que conforman un proceso.

9.2

Captura registros de auditoría de las entradas de usuarios al sistema.

9.3

Permite registrar en un log de auditoria la información capturada, eliminada o actualizada en las diferentes tareas que incluye:  fecha de registro, instancia, nombre del proceso, No de tarea y nombre de tareas, responsable ejecutor, dirección IP, Nombre del atributo o campo, valor del atributo actual y anterior la fecha de registro y la acción ejecutada como ingreso o modificación.

9.4

Genera información de auditoría para soportar el seguimiento del proceso.

10.0.0

Tecnología del Producto y Soporte

10.1.0

Plataforma Tecnológica

10.1.1

Arquitectura soportada orientada a servicios (SOA).

10.1.2

Los procesos y subprocesos existentes son servicios que pueden ser reutilizados.

10.1.3

 La solución presenta una arquitectura modular que separa las responsabilidades en componentes bien diferenciados e integrados entre sí, como mínimo se deben incluir: Componentes de Diseño de Procesos, de Simulación de Procesos, Motor de Ejecución de Procesos, Componentes de Orquestación de Servicios, de Reglas de Negocio

10.1.4

La solución diferencia entre las responsabilidades del Motor de Ejecución de Procesos, en donde se automatizan los procesos, y el Componente de Orquestación de Servicios donde se realizan las gestiones de los servicios que permiten a los procesos interactuar con las aplicaciones legado.  Este enfoque permite la definición de una arquitectura orientada a servicios como sustento de la automatización de los procesos.

10.1.5

 Se integra con el servidor de correo para el envío de notificaciones desde los procesos.

10.1.6

Soporta diferentes tipos navegadores como Internet Explorer, Opera, Mozilla, entre otros.

10.1.7

Manejo de BPMN  (Business Process Modeling Notation).

10.1.8

Sincronización con el Directorio activo de Windows.

10.2.0

Base de Datos

10.2.1

Permite la conexión con Postgres y MySQL

10.2.2

Permite la conexión con Oracle 11g

10.2.3

Permite la conexión con SQL SERVER 2012 y 2016

10.2.4

Permite conexión a través de ODBC.

10.3.0

Sistema Operativo donde el diseñador de procesos puede ser usado

10.3.1

Linux

10.3.2

Windows

10.4.0

Navegador Web

10.4.1

Google Chrome

10.4.2

Microsoft Internet Explorer 

10.4.3

Mozilla/Firefox 

10.4.4

Safari

10.5.0

Integración 

10.5.1

Se maneja la arquitectura SOA  y REST como factor de integración.

10.5.2

Todas las herramientas de BPM y SOA se encuentran totalmente integradas y usan un repositorio común.

10.5.3

Maneja el estándar HTML5, AJAX y maneja estilos a través de CSS.

10.5.4

Permite la generación de servicios web seguros.

10.5.5

Maneja una arquitectura de tres capas

10.5.6

Maneja el protocolo de mensajería: SMTP (RFC 5321).

10.5.7

Permite la integración con el Directorio Activo de Windows.

10.5.8

Facilita la generación de plantillas en Word.

10.5.9

Genera código de barras impreso.

10.5.10

Soporta reconocimiento automático de código de barras.

10.5.11

Tiene la capacidad de ser escalable, para permitir el crecimiento conforme las demandas computacionales lo exijan.

10.5.12

Maneja certificados digitales para garantizar la fiabilidad de la solución.

10.5.13

Ningún usuario tiene acceso a los objetos de la base de datos.

10.5.14

Maneja una interfaz gráfica amigable que incluye diferentes componentes para presentar la información como para capturarla, entre los que se cuentan: campos de texto, listas desplegables, imágenes, tablas, botones de selección.

10.5.16

Incluye ayudas en línea para todos los componentes del sistema.

10.5.17

Maneja estándares de mensajes de error, mensajes de ayuda y mensajes de confirmación.

10.5.18

Se ajusta a políticas de seguridad que se definan para la integración de componentes externos.

10.5.19

La solución permite la definición de "Timeouts” para el cierre de sesión.

10.5.20

La solución soporta ambientes virtualizados.

10.5.21

La integridad estructural, referencial y de restricción se maneja aprovechando las bondades de las bases de datos SqlServer, Oracle, Mysql  y Postgres. En los casos en que se afecta el performance esta integridad se maneja mediante desarrollo de código.

9.0

Generador de Consultas y Reportes

9.1

Permite definir las tablas que se van a utilizar para que los usuarios puedan realizar reportes.

9.2

Permite crear o editar formularios de consulta como reporte.

9.3

Permite asignar el reporte según perfil de usuario.

9.4

Permite asignar al reporte componentes filtro para la consulta.

9.5

Permite definir las columnas o información que presenta el reporte.

9.6

Permite ordenar por la columna deseada. 

9.7

Permite exportar la información presentada a EXCEL, CSV y PDF

9.8

Permite generar graficas agrupando por una o varias columnas y en formatos de barras, curvas, gauge.

9.9

Permite definir plantillas PDF, para la presentación de la información.

11.0

Visor de imágenes

11.1

Permite visualizar las imágenes anexas al documento, el visor soporta archivos PNG, JPG, PDF,

PDF/A, archivos de Office entre otros

11.2

Permite visualizar una a una las páginas del archivo, avanzar o devolver página y seleccionar o saltar a una página deseada

11.3

Permite minimizar y maximizar la imagen – Zoom

11.4

Permite rotar la imagen

11.5

Permite convertir archivos de Office y PDF a PDF/A

11.6

Permite descargar el archivo validando la autorización

11.7

Permite anexar archivos digitales desde una ruta local o desde el escáner

11.8

Permite saltar archivos

11.9

Permite buscar palabras en el documento

11.10

Permite ver las propiedades en el documento

11.11

Permite arrastrar las páginas del documento

11.12

Permite firmar el documento digital