Procesos Organizacionales
Sobre la base de que es a través de los procesos como las organizaciones desarrollan de manera natural el trabajo que les permite generar los productos y servicios que entregan a sus clientes y teniendo presente que los procesos son transformadores, están orientados a objetivos, están presentes en todas las organizaciones sin importar el sector donde operan ni los fines que manejan y considerando que en su ejecución consumen tiempo y recursos logren o no sus objetivos, es fundamental que las organizaciones le den la relevancia que tienen como ejes de la generación de valor.
De lo anterior se desprende que mejorar la efectividad de los procesos redunda no solo en un mayor nivel de eficiencia operacional en la entrega de productos y/o servicios a los clientes sino que facilita la generación de nuevos de productos y la integración con clientes, proveedores y socios.
La solución IBPM
IBPM es la solución BPM de IBISCOM que permite analizar, modelar, definir, ejecutar, monitorear y optimizar los procesos de negocio organizacionales. La solución IBPM facilita:
- El Modelamiento y definición de los procesos a través de herramientas como el modelador gráfico en notación BPMN, el gestor documental y el constructor de flujos de trabajo.
- La generación de aplicaciones mediante el uso de un generador de formas que permite la construcción de la interfaz de usuario, las capas de lógica y de datos.
- El control de la ejecución de los procesos a través de un motor de flujos de trabajo que maneja las diferentes instancias de un proceso, ejecuta subprocesos, asigna las actividades a los responsables definidos, controla el direccionamiento del flujo, integra aplicaciones requeridas, controla el flujo documental, envía mensajes de alerta y maneja la seguridad controlando la autenticación y la autorización de usuarios.
- El monitoreo y administración de los procesos en ejecución mediante un monitor de ejecución que provee indicadores gráficos de las actividades pendientes o realizadas en un periodo determinado, un monitor de trazabilidad que provee información detallada de cada acción ejecutada en el proceso, un monitor de auditoria que permite visualizar la información registrada en las diferentes tareas y un generador de alarmas que facilita el envío de alertas ante diferentes situaciones.
- La optimización o mejoramiento continuo de los procesos al proveer indicadores de tiempos y de encolamiento de actividades durante diferentes periodos, tiempos de respuesta de los diferentes responsables, trazabilidad detallada y la facilidad para realizar cambios en el flujo como en la interfaz de usuario.
BENEFICIOS
La automatización de procesos a través de la solución BPM iBPM permite aumentar los niveles de efectividad operacional, derivada de los siguientes beneficios:
Eficiencia
Mejora los índices de eficiencia de la organización, dado que:
- Aumenta el nivel de calidad al estandarizar los procesos y evitar interpretaciones individuales de los mismos.
- Disminuye el tiempo de transición entre la terminación de una tarea y el inicio de la siguiente al proveer de manera inmediata la información y los documentos para continuar la ejecución del proceso.
- Disminuye el volumen de desperdicio que ocurre cuando se realizan actividades que no agregan valor y cuando se realizan actividades duplicadas o reprocesos.
- Reduce esfuerzos para la coordinación de las actividades, herramientas y recursos, necesarios para logar el objetivo de los procesos.
- Asegura la participación oportuna y colaborativa del personal involucrado o relacionado con el proceso.
- Reduce los tiempos de automatización de los procesos de negocio.
Adaptabilidad
Aumenta los niveles de adaptabilidad ante necesidades de cambio o de automatización de nuevos procesos, puesto que:
- Reduce el tiempo de ajuste del sistema a cambios de ley y/u operativos -“Time to Market”.
- Facilita la integración y aprovechamiento de los sistemas actuales o “legacy”, en los diferentes procesos.
- Maneja una interfaz estándar que lo hace intuitivo y facilita el proceso de capacitación.
- Facilita la integración con terceros sean clientes, proveedores o aliados, donde cada uno hace parte de un procesos - B2B – “Business to Business”.
- Reduce el tiempo y esfuerzo en la implementación de nuevos procesos que soportan el diseño, producción y entrega de nuevos productos y/o servicios para los clientes
Eficacia
Mejora la eficacia en la operación diaria de los negocios, dado que:
- Estandariza los procesos evitando interpretaciones individuales.
- Provee indicadores de ejecución e información que facilita la toma de decisiones y el mejoramiento continuo a través de la optimización de los procesos.
- Aumenta la integración entre áreas organizacionales al facilitar el trabajo cooperativo.
- Provee trazabilidad sobre la ejecución de cada proceso y provee información para un monitoreo oportuno.
Rápida de Implementar
Facilita la generación rápida de soluciones en una organización puesto que:
o Es una solución BPM lo que hace que se puedan implementar procesos de negocio de manera natural.
o Permite la definición e implementación de los procesos en un lapso de tiempo corto basado en herramientas de usuario de alto nivel.
o Es una solución madura exitosamente implementada en el país.
o Se cuenta con una metodología de implementación conocida y probada
o No solamente es un controlador de flujos y/o integrador de aplicaciones existentes, sino que permite construir aplicaciones a integrarlas de manera rápida y confiable.
o Incluye una poderosa herramienta que facilita construir las aplicaciones o herramientas humanas que se integran con servicios web estándar ya existentes
o Es la solución BPM con mayor poder para crear herramientas humanas lo que reduce esfuerzos y costo de creación de aplicaciones
o La construcción de procesos usando IBPM no requiere de complejos conocimientos técnicos ni de un equipo especializado de técnicos que escasean.
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Las características funcionales generales del sistema iBPM, que son comunes a la implementación de cualquier proceso generado con el sistema son:
o Permite el acceso a los procesos desde cualquier sitio geográfico a través de Internet, dada su condición de sistema Web.
o Provee un módulo de ayuda altamente dinámico.
o Permite la definición paramétrica y/o gráfica de los procesos, facilitando la definición de los siguientes elementos:
· Tareas del proceso indicando el servicio o herramienta mediante la cual se ejecuta.
· Dependencias o condiciones de flujo existentes entre las tareas que conforman el proceso.
· Servicios, herramientas o aplicaciones a través de las cuales se realizan o ejecutan las tareas.
· Roles responsables de ejecutar las diferentes tareas permitiendo la asignación y retiro dinámico de usuarios responsables.
· Alarmas asociadas con la ejecución de las tareas que conforman un proceso.
· Plantillas de los email que se van a enviar.
· Plantillas de cartas o documentos que se generan en el proceso.
· Documentos que podrán adjuntarse en cada tarea.
o Facilita modelar gráficamente un proceso mediante el uso de la notación estándar BPMN 2.0.
o Facilita ajustar dinámicamente el flujo del proceso ante cambios del negocio.
o Controla la ejecución de las diferentes instancias de un proceso y en consecuencia de las tareas que lo conforman; lo que incluye:
· Control del direccionamiento del flujo mediante la evaluación de condiciones de flujo definidas para el proceso.
· Control del estado del objeto que fluye y se transforma a través del proceso.
· Control de asignación de instancias de las tareas a los usuarios responsables.
· Envío de mensajes vía email o con SMS sobre acciones en el flujo del proceso.
· Manejo de documentos digitales y control de su organización.
· Visualización del proceso durante la ejecución
o Genera indicadores de estado y periódicos.
o Provee trazabilidad detallada sobre la ejecución de las diferentes actividades y sobre los responsables de las mismas.
o Administra la autenticación y la autorización a través de un módulo de seguridad.
o Registra la gestión de los usuarios en un componente de auditoría.