SOLUCIÓN PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EN LAS ORGANIZACIONES
Es a través de los procesos como las organizaciones desarrollan de manera natural el trabajo, los procesos son transformadores y es a través de ellos que se agregan el valor a los productos y servicios que la organización entrega, existen en todas las organizaciones independientemente del sector donde operan, están orientados a objetivos y su ejecución siempre consume tiempo y recursos.
En consecuencia, la manera en que una organización ejecuta sus procesos impacta de manera directa su efectividad operacional y determina las características del producto o servicio que se entrega a los clientes.
La empresa u organización que analiza y mejora sus procesos continuamente, es más eficiente, se adapta mejor a los cambios del entorno o a las necesidades de los clientes, mejora sus niveles de integración con proveedores, socios y clientes y como consecuencia aumenta sus resultados operacionales.
Figura 1: IPQS - Proceso de peticiones quejas y soluciones - Modelo BPMN
IBPM (Business Process Management) es una disciplina constituida por políticas, prácticas y herramientas tecnológicas que permiten modelar, definir, ejecutar, monitorear y optimizar los procesos de negocio.
IBPM es la solución BPM de IBISCOM que permite analizar, modelar, definir, ejecutar, monitorear y optimizar los procesos de negocio de una organización.
IBPM proporciona los medios para facilitar el trabajo oportuno y cooperativo, en la ejecución de un proceso, entre las personas de las diferentes áreas de la organización, integrando las herramientas tecnológicas y las personas en una secuencia lógica de ejecución de actividades que conducen al logro del objetivo final.
La tecnología de IBPM facilita la estandarización de los procesos unificando su interpretación, fortalece el trabajo cooperativo, aumenta la integración entre las áreas y reduce las demoras en la transferencia de trabajo información y documentos proporcionando la fluidez requerida y una visión global del proceso. Lo anterior genera resultados asombrosos, pues según Gartner, simplemente, al definir y comunicar las responsabilidades y los tiempos esperados para la conclusión de las actividades en un proceso, se pueden esperar mejoras en la eficiencia del proceso superiores al 12%..
Orientación a procesos
Una organización se orienta a procesos cuando le da relevancia a los procesos como ejes de la generación de valor y en consecuencia actúa de acuerdo con un esquema integral basado en sus procesos, donde los objetivos son el elemento integrador.
La Gestión por Procesos de Negocio, no es un fin, sino un camino, el Modelo de Madurez en Gestión orientada en Procesos, realizada por Gartner identifica 6 etapas, que inicia en el reconocimiento de la alta dirección de que existen ineficiencias operativas, pasa por la sensibilización de reconocer la necesidad de administrar los procesos de negocio como factor para el mejoramiento de la efectividad operacional; la estabilización de los procesos corrigiendo deficiencias; la estandarización y automatización, el convencimiento de que el valor del negocio está estrechamente ligado al control del desempeño de los procesos y finaliza cuando se logra una estructura de negocios ágil que permite la innovación de productos y servicios orientados a la satisfacción del cliente, se presenta en la siguiente figura:
Figura 2: Modelo De madurez de la gestión orientada en procesos
APLICACIONES BPM
Una aplicación BPM es una solución de software o sistema de información construido con base en una solución BPM que soporta o automatiza la ejecución de un proceso de negocio de la organización.
Sobre la base que es través de los procesos como las organizaciones desarrollan los servicios y productos que entregan a los clientes una aplicación BPM es una solución que además de controlar y administrar de manera “natural”, automatiza las tareas y transacciones asociadas con un proceso determinado
A continuación se presentan las características funcionales adicionales o de valor agregado que una aplicación BPM construida sobre el IBPM de IBISCOM ofrece o entrega a una organización cuando se compara con una aplicación tradicional:
· Es una solución web que permite a los diferentes responsables ejecutar sus tareas en puntos geográficos distantes lo que por supuesto incluye las instalaciones de los clientes, proveedores y aliados
· Controla el flujo de actividades necesarias para la ejecución de un proceso, acorde con reglas de negocio, lo que incluye actividades en paralelo, actividades multinstancia, y subprocesos.
· Permite el registro de información y adjuntar diferentes tipos de documentos asociados con cada una de las actividades que conforman el proceso.
· Coordina el cumplimiento de reglas de negocio de la organización en cada actividad o tarea que se ejecuta
· Entrega las tareas para su ejecución a las diferentes personas responsables y le comunica a cada responsable de ejecución la llegada de nuevas actividades.
· Coordina la participación de los diferentes roles definidos para la gestión del proceso
· Asigna la gestión de las actividades de manera automática, usando diferentes métodos de asignación que incluyen: “Round Robin”, Balanceo de carga y Responsable fijo
· Reduce el ”gap” que se genera en la operación al entregar de manera inmediata los datos y los documentos requeridos por cada responsable de solución
· Controla los tiempos de respuesta o ejecución de las actividades y facilita el seguimiento de acciones críticas generando alarmas y avisos a los responsables de las actividades mediante el envío de mensajes vía email o con SMS sobre acciones en el flujo del proceso.
· Permite escalar las alarmas según se defina.
· Permite diseñar plantillas de cartas y correos e integrar durante la ejecución información variable para la generación de documentos finales al cliente.
· Facilita la integración con otros sistemas mediante la recepción y/o envío de información a a través de servicios web.
· Provee trazabilidad detallada sobre la ejecución de las diferentes actividades y sobre los responsables de las mismas.
· Permite monitorear en tiempo real las actividades o actuaciones realizadas durante la ejecución de un proceso.
· Permite monitorear las actividades de un usuario responsable de una tarea o de un proceso
· Facilita la administración de los procesos en ejecución y la toma de decisiones al proveer indicadores de gestión de estado y extracto sobre duraciones y encolamiento de tareas y responsables en un momento determinado.
· Cuenta con un sistema de auditoría que registra para cada actividad las acciones de registro, actualización y eliminación de datos.
· Tiene un módulo de ayuda altamente dinámico.
· Permite ajustar el sistema a la imagen corporativa de la organización.
· Provee un componente de seguridad a través del cual se administra la autenticación y la autorización de usuarios.
· Lleva una bitácora con todos los accesos al sistema
· Registra la gestión de los usuarios en un componente de auditoría.
· Está construido bajo estándares de software de última generación.
· Es auto-administrable por el usuario final.
· Facilita ajustar dinámicamente el flujo del proceso ante cambios del negocio.
· Permite modelar gráficamente un proceso mediante el uso de la notación estándar BPMN.
· Maneja una interfaz estándar que lo hace muy intuitivo y facilita el proceso de capacitación.